1. ProgramvareMicrosoft OfficeHvordan samarbeide i SharePoint fra Office 365

Av Peter Weverka

SharePoint er Microsofts nettbaserte team-samarbeid plattform. Bedrifter ansetter SharePoint Online for å lagre dokumenter, administrere prosjekter og tillate kolleger å samarbeide med hverandre.

SharePoint Online er ikke nødvendigvis allestedsnærværende (til stede eller finnes overalt), men det prøver å være det. SharePoint Online-nettsteder er designet for å være tilgjengelige overalt - fra en stasjonær datamaskin, en bærbar datamaskin, et nettbrett eller en smarttelefon. Uansett hvilken enhet du bruker, skal innholdet være tilgjengelig og brukervennlig.

Denne artikkelen introduserer SharePoint Online, forteller deg hvordan du kan finne veien rundt et teamnettsted, laste opp og jobbe med filer i dokumentbiblioteker, dele filer med kolleger, synkronisere filer og oppdatere Office 365-profilen.

Vi presenterer team-sider

Et SharePoint-teamnettsted er et samarbeidsområde der kolleger kan jobbe med de samme filene, spore prosjekter og samhandle med hverandre.

Figuren viser et typisk SharePoint Online-teamnettsted i Office 365-vinduet. Disse nettstedene kan se annerledes ut avhengig av hvordan nettstedsadministratorer setter dem opp, men de har de samme verktøyene til felles. Et teamnettsted gir midler til å åpne Office 365-applikasjoner, laste opp og laste ned filer og samarbeide med kolleger. Disse sidene forklarer hvordan du logger inn på et teamnettsted og finner deg vei rundt på skjermen.

SharePoint Online team-nettsted

Logg inn på en team side

Du trenger et passord og nettverksadresse for å logge på et SharePoint-teamnettsted. Du vil sannsynligvis få disse varene fra den vennlige systemansvarlige i nabolaget. Følg disse trinnene for å logge på et SharePoint-teamnettsted:

  1.  Åpne en nettleser og naviger til organisasjonens teamnettsted. Hvordan nettstedets webadresse ser ut, avhenger av om selskapet bruker sitt eget domenenavn (for eksempel company.com) eller Office 365s standard navneformat (som ser ut som yourcompany.sharepoint.com).  Hvis du blir bedt om legitimasjon, skriver du inn brukernavnet ditt, skriver inn passordet og klikker OK. Hva som skjer videre avhenger av hvordan ditt lokale (lokale) miljø ser ut og hvordan administratoren konfigurerte SharePoint. Du kan lande på teamnettstedet uten å måtte oppgi brukernavn og passord.

Å finne veien rundt et SharePoint Online-teamnettsted

Referer til foregående figur mens du besøker et typisk Sharepoint-teamsted:

  • Appstarter: For lansering av Office 365 Web-applikasjoner. På grunn av utseendet kalles det noen ganger vaffelmenyen. Varsler: For mottak av administrative og brukerdefinerte varsler. Innstillinger: For å endre brukerinnstillinger. Hvilke alternativer du får, avhenger av privilegiumsnivået. Brukermeny: For pålogging, pålogging og visning av profilen din. Nettstedsøk: For å finne innhold på nettstedet. Navigasjonsrute: For tilgang til populært innhold på teamnettstedet. Vanligvis bestemmer en administrator for hva som vises i navigasjonsruten. Lister: For liste oppgaver som må gjøres, inkludert prosjektarbeidselementer og generelle formål å gjøre ting. SharePoint tilbyr forhåndsbygde maler for forskjellige typer lister, hvorav mange lar deg tilordne listeelementer til bestemte SharePoint-brukere. Dokumentbiblioteker: For vertsfiler som du og andre teammedlemmer kan åpne og jobbe med.

Et SharePoint-nettsted er et nettsted som alle andre. Du kan opprette bokmerker i nettleseren din til stedene i SharePoint du ofte besøker.

Slik jobber du med dokumentbiblioteker

Dokumentbiblioteket er det grunnleggende dataregisteret på et SharePoint-nettsted. Ikke la ordet dokument lure deg. Du kan lagre alle typer filer i et dokumentbibliotek.

Bruk dokumentbiblioteket til å lagre filer med det formål å samarbeide. Disse sidene forklarer hvordan du åpner filer i dokumentbiblioteket, laster opp filer, co-redigerer filer og deler filer.

Åpne en fil i et dokumentbibliotek

Følg disse trinnene for å finne og åpne en fil:

  1.  Bruk navigeringslinjen for å finne og velge filen du vil åpne. Administratoren kan ha plassert en snarvei til dokumentbiblioteket på hjemmesiden til Team-nettstedet eller andre steder på nettstedet.  Klikk på Åpne-knappen (de tre prikkene) ved siden av navnet på filen du vil åpne. Som vist vises et popup-vindu. Den viser en forhåndsvisning av filen slik at du kan sørge for at du åpner den rette.  Klikk på knappen Flere handlinger (tre prikker igjen). Figuren viser hvor knappen Flere handlinger ligger. En hurtigmeny vises med alle mulige handlinger du kan gjøre med filen, som vist.  Åpne filen. Du kan åpne filen i et Office-skrivebordsprogram eller en Office Web App:
  • Office desktop-applikasjon: Velg det første alternativet på hurtigmenyen. Hvis du for eksempel har å gjøre med et Word-dokument, velger du Åpne i Word. Filen lastes ned til datamaskinen din slik at du kan jobbe med den der. Endringer du gjør i filen på datamaskinen din, lastes opp automatisk til kopien som er lagret på SharePoint. Office Web App: Velg det andre alternativet på hurtigmenyen, alternativet med ordet online i navnet. En webapp åpnes slik at du kan redigere filen.
SharePoint-dokumentbibliotek

Her er en snarvei: For å åpne en fil i en Office Web App, klikker du ganske enkelt på navnet i et dokumentbibliotek.

Slik jobber du med kolleger på den samme filen

Noen ganger når du prøver å åpne en fil, kan du ikke gjøre det fordi noen kom dit først. Administratorer bestemmer om mer enn én person kan redigere en fil samtidig.

Hvis en fil tillater mer enn én redigerer, følg disse trinnene for å åpne en fil som for øyeblikket redigeres og gi dine egne bidrag:

  1.  Åpne en fil i dokumentbiblioteket. Det forrige emnet i dette kapittelet forklarer hvordan du åpner en fil. Følgende figur viser en Word-fil som er åpen i Word Web App.  Se etter indikasjoner på at filen for øyeblikket redigeres av en kollega. Som vist forteller Word Web App deg (eller navnene) til andre som jobber med filen. Hvis du ser nøye, kan du også se markørplasseringen til andre redaktører. SharePoint er helt greit å la flere mennesker samarbeide om den samme filen.  Gjør redaksjonelle endringer i filen.  Når du er ferdig med å redigere, klikker du på nettleserens Tilbake-knapp eller Office 365 App Launcher for å gå tilbake til teamnettstedet. Ikke bekymre deg for å lagre endringer i en fil. Office 365 lagrer endringene dine automatisk.
Samredigering i SharePoint Online

Slik laster du opp filer til et dokumentbibliotek

Følg disse trinnene for å laste opp en fil fra datamaskinen din til et SharePoint Online-dokumentbibliotek:

  1.  I SharePoint, gå til dokumentbiblioteket der du vil laste opp filen.  Klikk på Last opp. Som vist i figuren nedenfor vises dialogboksen Legg til et dokument. Hvis du ikke ser Last opp-knappen i et dokumentbibliotek, kan du snakke med administratoren din. Du har kanskje ikke tillatelse til å laste opp filer.  I dialogboksen Legg til et dokument klikker du på knappen Velg filer.  I filen Åpne velger du filen du vil laste opp og klikker Åpne. Du kan laste opp mer enn en fil ved å velge mer enn en i dialogboksen Åpne.  I dialogboksen Legg til et dokument, angir du versjonskommentarer om nødvendig. SharePoint kan konfigureres til å lagre flere versjoner av det samme dokumentet. Administratoren din kan kreve at du legger inn kommentarer for å beskrive filen du laster opp.  Klikk OK. Ta en titt for å se om filen du lastet opp vises i dokumentbiblioteket.
opplasting til dokumentbibliotek

For å laste opp filer, kan du dra en eller flere filer fra et File Explorer-vindu på datamaskinen din og slippe dem inn i et dokumentbibliotek. Hvor praktisk!

Hvordan dele filer med kolleger

I SharePoint-terminologi betyr deling å gjøre kolleger oppmerksom på en fil de kan redigere. Etter at du har delt en fil, kan du varsle medarbeidere via e-post om at filen er delt. Noen ganger tillater ikke administratorer noen å dele en fil, men hvis du kan dele filer, følg disse trinnene for å dele en fil med en kollega:

  1.  Finn filen du vil dele, og klikk på Åpne-knappen. Se etter de tre prikkene ved siden av filens navn for å finne Åpne-knappen. Et popup-vindu vises.  Klikk på Del nederst i popup-vinduet. Du ser dialogboksen Del, som vist. Kontor og innbydende-samarbeid Inviter en medarbeider til å samarbeide om en fil.  Skriv inn navnet på personen du vil dele filen med. SharePoint åpner en rullegardinliste så snart du begynner å skrive. Du kan velge et navn fra listen.  Skriv inn en beskrivende melding. Du kan forklare hva filen er, og hvorfor du vil dele den.  Velg eller fjern markeringen av alternativet Krev pålogging. Fjern merkingen av alternativet Krev pålogging hvis du vil dele filen med folk utenfor organisasjonen. For vanlig forretningsbruk, velg dette alternativet for å sikre at bare teamets medlemmer kan se filen.  Velg alternativet Send en e-postinvitasjon.  Klikk på Del-knappen.

Følgende figur viser hvordan en delingsmelding ser ut for personen som mottar den. Mottakeren kan klikke på Åpne-knappen for å åpne filen og komme i gang med den.

En invitasjon til å dele en fil.

Slik ser du filer offline

Noen ganger har datamaskinen ikke tilgang til SharePoint Online-portalen. Tenk deg for eksempel at du er i et fly og trenger å oppdatere noen arbeidsfiler, men at du ikke er koblet til SharePoint. For å løse dette problemet med offline tilgang, gir Office 365 oss muligheten til å synkronisere filer. Synkronisering gir deg tilgang til SharePoint-baserte filer på din lokale datamaskin og ikke trenger å bekymre deg for å ha en Internett-tilkobling. Etter at du har koblet til Internett på nytt (etter at flyet lander), synkroniserer OneDrive filene med sine online kolleger.

Det er viktig å forstå at OneDrive synkroniserer to kopier av hver fil, en kopi lagret i et SharePoint Online-dokumentbibliotek og den andre kopien lagres lokalt på datamaskinen din.

Følg disse trinnene for å synkronisere SharePoint-filer med filer med samme navn på OneDrive:

  1.  I SharePoint, finn dokumentbiblioteket du vil synkronisere med datamaskinen. Du trenger ikke å synkronisere hvert dokumentbibliotek på team-området. Synkroniser bare filene du vil ha tilgang til frakoblet.  Klikk på Synkroniser fra menyen for dokumentbiblioteket. Følgende figur viser hvor synkroniseringsknappen befinner seg. Et popup-varsel forteller deg at SharePoint laster ned innholdet i dokumentbiblioteket og synkroniserer det med OneDrive for Business-klienten.  Klikk på OneDrive-ikonet fra varslingsområdet på Windows 10-oppgavelinjen. Som vist ser dette ikonet ut som en sky. En liste over nylig synkroniserte filer vises, i dette tilfellet filer fra dokumentbiblioteket.  Fra OneDrive-vinduet klikker du på Åpne mappe for å se dine lokale filkopier. Fra nå av kan du jobbe med disse filene enten lokalt eller direkte fra SharePoint. OneDrive vil beholde alle synkroniseringer automatisk.

Dype dypere i Office 365

Office 365 tilbyr Delve-skjermen for å oppdatere profilen din og kommunisere bedre med teammedlemmer. Avhengig av størrelsen på organisasjonen din, kan du være veldig nyttig å sørge for at Office 365-profilen din er oppdatert. Medarbeidere kan se på Office 365-profilen din for å se om du passer riktig for et prosjekt. De kan se på profilen din for å finne ut hvordan du finner deg. Delve-skjermen er litt som en portal for sosiale medier ved at den gir en praktisk måte å kommunisere med teamet ditt på.

Følg disse trinnene for å gå dypere inn i Office 365:

  1.  I SharePoint Online åpner du brukermenyen og klikker på Min profil. Brukermenyen ligger i øverste høyre hjørne av Office 365-skjermen. Delve-skjermen åpnes, som vist.  Bruk kontrollene i Delve-skjermen for å oppdatere profilen din og samhandle med kolleger. Du kan tilpasse denne skjermen for å gjøre deg selv mer presentabel for dine kolleger.  Klikk på Oppdater profil når du er ferdig med å gjøre endringene.