1. SoftwareMicrosoft OfficeHvordan tilpasse hurtigtilgangsverktøylinjen i Office 2019-programmer

Av Peter Weverka

Uansett hvor du går i Office 365, ser du hurtigtilgangsverktøylinjen øverst til venstre på skjermen. Denne verktøylinjen tilbyr AutoSave, Save, Undo og Gjenta om på nytt, så vel som Touch / Mouse Mode-knappen hvis datamaskinen har en berøringsskjerm.

Hvilke knapper som vises på hurtigtilgangsverktøylinjen er imidlertid helt opp til deg. Du kan sette favorittknappene dine på verktøylinjen for å holde dem innen rekkevidde. Og hvis hurtigtilgangsverktøylinjen blir for stor, kan du flytte den under båndet, som vist. Å legge knapper til og fjerne knapper fra hurtigtilgangsverktøylinjen er, er jeg glad for å rapportere, et kakestykke. Og det er like enkelt å flytte verktøylinjen under båndet som kaken.

Legge til knapper på hurtigtilgangsverktøylinjen

Slik legger du til knapper på hurtigtilgangsverktøylinjen

Bruk en av disse teknikkene for å legge til knapper til hurtigtilgangsverktøylinjen:

  • Høyreklikk på en knapp du vil se på verktøylinjen, og velg Legg til hurtigverktøylinje på hurtigmenyen. Du kan legge til alle kommandoene i en gruppe til hurtigtilgangsverktøylinjen ved å høyreklikke på gruppenavnet og velge Legg til hurtigtilgangsverktøylinje. Klikk på Tilpass verktøylinjeknapp for hurtig tilgang (til høyre for hurtigtilgangsverktøylinjen) og velg en knapp på rullegardinlisten. Listen inneholder knapper som anses for å være plassert på hurtigtilgangsverktøylinjen av produsentene av Office. I kategorien Fil velger du Valg og går til kategorien Hurtigtilgangsverktøylinje i dialogboksen Alternativer (eller høyreklikk på en knapp eller fane og velg Tilpass hurtigtilgangsverktøylinje på hurtigmenyen). Du ser hurtigtilgangsverktøylinjekategorien i dialogboksen Alternativer, som vist. I rullegardinlisten Velg kommandoer fra velger du navnet på knappen du vil legge til hurtigverktøylinjen. Klikk deretter på Legg til-knappen.
Rask tilgangs verktøylinjeknapper

Hvis du vil gjenopprette hurtigtilgangsverktøylinjen til de opprinnelige knappene, klikker du på Tilbakestill-knappen i dialogboksen Alternativer og velger Tilbakestill bare hurtigtilgangsverktøylinjen i rullegardinlisten. Valg av Tilbakestill alle tilpasninger tilbakestiller tilpasninger til bånd i tillegg til tilpassing av hurtigtilgangsverktøylinjen.

Slik endrer du rekkefølgen på knapper på hurtigtilgangsverktøylinjen

Følg disse trinnene for å endre rekkefølgen på knapper på hurtigtilgangsverktøylinjen:

  1.  Klikk på Tilpass verktøylinje for hurtigtilgang og velg Flere kommandoer i rullegardinlisten. Hurtigtilgangsverktøylinjekategorien i dialogboksen Alternativer vises. Du kan også åpne denne dialogboksen ved å høyreklikke på hvilken som helst knapp eller fane og velge Tilpass verktøylinje for hurtig tilgang.  Velg navnet på en knapp på høyre side av dialogboksen og klikk på Flytt opp eller Flytt ned-knappen. Disse pilknappene er plassert på høyre side av dialogboksen.  Gjenta trinn 2 til knappene er i riktig rekkefølge.  Klikk OK.

Slik fjerner du knapper fra hurtigtilgangsverktøylinjen

Bruk en av disse teknikkene for å fjerne knapper fra hurtigtilgangsverktøylinjen:

  • Høyreklikk på en knapp og velg Fjern fra hurtigtilgangsverktøylinje på hurtigmenyen. Høyreklikk på hvilken som helst knapp eller fane og velg Tilpass verktøylinje for hurtig tilgang. Du ser kategorien Quick Access-verktøylinjen i dialogboksen Alternativer. Velg knappen du vil fjerne på høyre side av dialogboksen, og klikk på Fjern-knappen.

Du kan klikke på Tilbakestill-knappen i dialogboksen Alternativer for å fjerne alle knappene du plasserte på hurtigtilgangsverktøylinjen.

Plassere hurtigtilgangsverktøylinjen over eller under båndet

Båndet løper på toppen av skjermen der fanene og knappene er funnet. Hvis hurtigtilgangsverktøylinjen inneholder mange knapper, kan du vurdere å plassere den under båndet, ikke over den. Følg disse instruksjonene for å plassere hurtigtilgangsverktøylinjen over eller under båndet:

  • Hurtigtilgangsverktøylinje under båndet: Høyreklikk på verktøylinjen, og velg Vis hurtigtilgangsverktøylinje under båndet på hurtigmenyen. Hurtigtilgangsverktøylinje over båndet: Høyreklikk på verktøylinjen, og velg Vis hurtigtilgangsverktøylinje over båndet på hurtigmenyen.

Dialogboksen Alternativer tilbyr en avkrysningsrute som heter verktøylinjen for hurtig tilgang under båndet. Du kan også merke denne avmerkingsboksen for å flytte verktøylinjen under båndet.

  1. SoftwareMicrosoft OfficeHvordan lage diagrammer i Office 365

Av Peter Weverka

Tilhengere av diagrammer og grafer vil gjerne vite at det er ganske enkelt å legge et diagram i et Word-dokument, Excel-regneark eller PowerPoint-lysbilde - alt tilgjengelig som en del av Microsoft Office 365 -. Før du går inn på detaljer, er her de grunnleggende trinnene som alle trenger å vite for å lage et diagram i Word, Excel og PowerPoint:

  1.  Gå til kategorien Sett inn.  Hvis du jobber i Microsoft Excel, velger du dataene du vil bruke til å generere diagrammet (i Word og PowerPoint, hopp til trinn 3). I Excel velger du dataene på et regneark før du oppretter diagrammet, men i Word og PowerPoint skriver du inn dataene for diagrammet etter at du har opprettet diagrammet.  Velg typen kart du ønsker. Hvordan du velger en diagramtype avhenger av hvilket program du jobber i: Excel: I kategorien Sett inn åpner du rullegardinlisten på en av knappene i gruppen Diagrammer (kolonne, stolpe og så videre) og velger en diagramtype; eller klikk på knappen Anbefalte diagrammer eller diagramknappen for å åpne dialogboksen Sett inn kart og velg et diagram der. Som vist viser dialogboksen Sett inn kart alle slags diagrammer du kan lage. Gå til fanen Anbefalte diagrammer for å se hvilke diagram Excel anbefaler.  Word og PowerPoint: Klikk på Chart-knappen. Dialogboksen Sett inn kart vises. Velg en diagramtype, velg en variant og klikk OK. Et datanett åpnes på skjermen. (I PowerPoint kan du også klikke på kartikonet i en plassholderramme for å åpne dialogboksen Sett inn kart.)  I Word og PowerPoint må du erstatte eksempeldataene i datanettet med dataene du trenger for å generere diagrammet. Når du er ferdig med å legge inn dataene, klikker du på Lukk-knappen i datanettet.  Endre diagrammet hvis du ønsker det. Kartverktøy-fanene og -knappene til høyre for diagrammet tilbyr kommandoer for å få et diagram til å se like ut.
kartvalg

Klikk på knappen Nylig i dialogboksen Sett inn diagram for å se alle diagrammer du undersøkte i søket ditt etter det rette diagrammet.

Og hvis du bestemmer deg for å slette diagrammet du opprettet? Klikk på omkretsen for å velge den, og trykk deretter Delete-tasten.

Hvordan velge riktig diagram

Hvis du er en fan av diagrammer, kan det enorme utvalget av diagrammer få deg til å føle deg som et barn i en godteributikk, men hvis diagrammer ikke er ditt forté, kan mengden av diagrammer du kan velge mellom være skremmende. Du kan velge mellom diagrammer i 17 kategorier. Hvilket diagram er best? Den gylne regelen for å velge en diagramtype er å velge den som presenterer informasjon i det lysest mulig lyset. Formålet med et diagram er å sammenligne informasjon på tvers av forskjellige kategorier. Velg et diagram som tegner sammenligningen slik at andre tydelig kan gjøre sammenligninger. Tabellen beskriver de 17 karttypene og forklarer kort når du skal bruke hver type kart.

Hvordan gi rå data for diagrammet ditt

Hvert diagram er konstruert av rå data - tallene og etikettene du velger i et Excel-regneark (i Excel) eller legg inn i datanettet (i Word og PowerPoint). Hvis du opererer i Word eller PowerPoint, ser du i datagitteret prøvedata i et datoperiode, som vist. Informasjonen i dataområdet brukes til å generere diagrammet. Du kan se hvor dataområdet begynner og slutter fordi det er lukket i en blå kant. Jobben din er å erstatte eksempeldataene i datafeltet med dine egne data. Når du legger inn dataene dine, tar diagrammet på lysbildet eller siden din form.

legg inn data i datanettet

Når du skriver inn tall og etiketter i datanettet, kan du se at diagrammet tar form. Her er det grunnleggende om å legge inn data i datanettet:

  • Legge inn dataene i en celle: En celle er boksen i et datanett der en kolonne og rad skjærer hverandre; hver celle kan inneholde ett dataelement. Hvis du vil legge inn data i en celle, klikker du på cellen og begynner å skrive. Når du er ferdig, trykk Enter, trykk Tab eller klikk på en annen celle. Slette dataene i en celle: Hvis du vil slette dataene i en celle, inkludert eksempeldata, klikker du på cellen og trykker på Slett. Vise tallene: Når et tall er for stort til å passe inn i en celle, vises tallet i vitenskapelig notasjon (du kan dobbeltklikke på tallet for å forstørre cellen den ligger i). Ikke bekymre deg - tallet er fremdeles registrert og brukes til å generere diagrammet ditt. Du kan vise store tall ved å utvide kolonnene som tallene er funnet i. Flytt pekeren mellom kolonnebokstavene (A, B, og så videre øverst på arbeidsarket), og når du ser den tohodede pilen, klikker du og drar til høyre. Endre størrelsen på dataområdet: Hvis du vil omslutte flere eller færre celler i dataområdet, flytter du pekeren til nedre høyre hjørne av dataområdet, og når pekeren endres til en tohodet pil, klikker du og drar slik at den blå ruten inneholder bare dataene du vil ha for diagrammet.

Datanettet tilbyr knappen Rediger data i Microsoft Excel i tilfelle du vil legge inn data for diagrammet i Excel. Klikk på denne knappen og skriv inn data i Excel hvis du har det bra.

I Word og PowerPoint kan du når som helst klikke på Rediger data-knappen i (diagramverktøy) Design-fanen for å åpne datanettet og fikle med tallene og dataene som diagrammet er generert fra.

Slik plasserer du diagrammet i en arbeidsbok, side eller lysbilde

Hvis du vil endre posisjonen til et diagram, klikker du for å velge det, klikker omkretsen, og når du ser den firhodede pilen, begynn å dra. Hvis ikke, følg disse instruksjonene for å lande diagrammet dit du vil at det skal være:

  • Excel: Hvis du vil flytte diagrammet til et annet regneark eller opprette et nytt regneark for å holde diagrammet, går du til (Kartverktøy) Design-fanen og klikker på Flytt diagram-knappen. Du ser dialogboksen Flytt kart. Hvis du vil flytte diagrammet til et annet arbeidsark, klikker du på alternativknappen Objekt i, velger regnearket i rullegardinlisten og klikker OK. Hvis du vil lage et nytt regneark for et diagram, klikker du på alternativknappen Nytt ark, skriver inn et navn for det nye regnearket og klikker OK. Word: Fra visning av utskriftslayout, velg diagrammet, og i kategorien Layout eller (Chart Tools) Format, klikk på Position-knappen (du må kanskje klikke på Arranger-knappen først, avhengig av størrelsen på skjermen). Du ser en rullegardinliste med alternativer for tekstinnpakning. Velg alternativet som beskriver hvordan du vil at omliggende tekst skal oppføre seg når den krasjer i diagrammet.

Du kan også plassere et diagram ved å velge det, klikke på Layout Options-knappen og velge et alternativ i rullegardinmenyen Layout Options. Layout Options-knappen vises til høyre for et diagram etter at du har valgt et diagram.

  • PowerPoint: Velg diagrammet og dra det på lysbildet til riktig posisjon.
  1. SoftwareMicrosoft OfficeHvordan endre et diagrams utseende i Office 365

Av Peter Weverka

Office presenterer mange forskjellige måter å avgrense et diagram på. Som vist kan du klikke på en av de tre knappene - Kartelementer, Kartstiler eller Kartfilter - som vises ved siden av et diagram når du velger det. Du kan også gå til (Kartverktøy) Design-fanen og kategorien (Kartverktøy) Format. Dine muligheter for å knipe med et diagram er mange.

skifte diagrammer i Office

Disse sidene forklarer hvordan du endrer et diagrams utseende og layout i Microsoft Off 365-programmer, starter med den største endringen du kan gjøre - utveksle en type diagram for en annen.

Hvordan endre diagramtypen

Den største måten å revidere et diagram er å grøft det til fordel for en annen diagramtype. Heldigvis for deg gjør Office denne oppgaven enkel i Microsoft Excel, Word og PowerPoint. Følg disse trinnene for å endre et gresskar til en vogn eller et eksisterende kart til en annen type kart:

  1.  Klikk på diagrammet for å velge det.  I kategorien (Chart Tools) Design klikker du på Change Chart Type-knappen, eller høyreklikker diagrammet og velger Endre Chart Type på hurtigmenyen. Dialogboksen Endre diagramtype vises. Ser det kjent ut? Dette er den samme dialogboksen som du brukte til å opprette diagrammet i utgangspunktet.  Velg en ny diagramtype og klikk OK. Ikke alle diagramtyper kan konverteres til andre diagramtyper. Du kan godt ha opprettet et monster, i så fall gå tilbake til trinn 1 og begynn på nytt eller klikk på Angre-knappen.

Hvordan endre størrelse og form på et diagram

Følg disse instruksjonene for å gjøre et diagram høyere eller bredere:

  • Klikk på omkretsen av diagrammet for å velge det, og dra deretter et håndtak på siden for å gjøre det bredere, eller et håndtak på toppen eller bunnen for å gjøre det høyere. Gå til fanen (Kartverktøy) og angi målinger i høyden og bredden. Du kan finne disse boksene i Størrelsesgruppen (du må kanskje klikke på Størrelse-knappen for å se dem, avhengig av størrelsen på skjermen).

Hvordan velge et nytt utseende for diagrammet ditt

Velg diagrammet og eksperiment med disse forskjellige måtene å endre utseendet på:

  • Velg en kartstil: I kategorien (Kartverktøy) Design velger du et alternativ i Chart Styles-galleriet. Eller klikk på Chart Styles-knappen og velg en stil på rullegardinmenyen. Disse galleri alternativene er ganske sofistikerte. Du vil ha vanskelig for å lage disse listene på egen hånd. Endre fargeskjema: I kategorien (Kartverktøy) Design, klikk på Endre farger-knappen og velg en farge i rullegardinlisten. Eller klikk på Chart Styles-knappen og velg en farge på rullegardinmenyen.

Hvis filen din inneholder mer enn ett diagram, gjør diagrammene konsistente med hverandre. Gi dem et lignende utseende, slik at filen din ikke blir til et modeshow for kart. Du kan lage diagrammer som er konsistente med hverandre ved å velge lignende alternativer for diagrammer i Chart Styles-galleriet.

Slik endrer du oppsettet til et diagram

Diagrammer er sammensatt av forskjellige elementer - legenden, etikettene og titlene. Følgende figur identifiserer diagramelementer. Hvor disse elementene vises er opp til deg. Om du vil inkludere dem er også opp til deg. Du kan for eksempel plassere legenden på høyre side av diagrammet eller gå uten en legende. Ved å velge hvilke elementer du vil inkludere og hvor du skal legge elementer, lager du en layout for diagrammet ditt.

layoutelementer i et kontordiagram

Velg diagrammet og eksperiment med disse teknikkene for å bestemme en layout:

  • I kategorien Designverktøy klikker du på Hurtiglayout-knappen og velger et alternativ i galleriet. I kategorien Designverktøy klikker du på knappen Legg til diagramelement. Velg deretter et element på rullegardinlisten, og velg om undermenyen skal plasseres (elementet Ingen) eller hvor du vil plassere det. Klikk på Chart Elements-knappen, velg et element på rullegardinmenyen og velg om du vil plassere det (alternativet Ingen) eller hvor du vil plassere det. Følgende figur viser for eksempel hvordan du velger hvor legenden skal plasseres.
diagramelementer

Hold musepekeren over alternativene på menyene for diagramelementer, og blikk på diagrammet. Du kan se med en gang hva hvert alternativ gjør i diagrammet ditt.

Hvis du vil fjerne serienavn eller kategorienavn fra et diagram, klikker du på knappen Kartfiltre og på rullegardinmenyen, fjerner du avmerkingen for en kolonne- eller radalternativknapp.

Hvordan håndtere rutenettene

Rutenettlinjer er linjer som krysser et diagram og indikerer verdimålinger. De fleste diagrammer inkluderer store rutenettlinjer for å vise hvor søyler eller kolonner møter eller overgår en større måleenhet, og du kan også inkludere svakere, mindre rutenettlinjer som markerer mindre betydelige målinger.

Bruk disse teknikkene til å håndtere rutenettlinjer:

  • I kategorien Designverktøy klikker du på Legg til diagramelement-knappen, velger rutelinjer på rullegardinlisten, og velg eller avmarker et alternativ på undermenyen. Klikk på Chart Elements-knappen, velg Rutenettlinjer og velg eller fjern merket for en avkrysningsrute på undermenyen, som vist.
Chart Elements-knappen

Hvis du fjerner valg av alle rutenettalternativene, fjernes rutenettlinjene fra et diagram. Velg Flere alternativer på undermenyen for å åpne oppgavruten Format Major Gridlines, der du kan endre fargen på rutenettene, gjøre rutenettene halvtransparente og gjøre rutenettene bredere eller smalere.

Rutenettlinjer er viktige for å hjelpe å lese diagrammer, men vær veldig, veldig forsiktig med å vise mindre rutenettlinjer på diagrammer. Disse linjene kan gjøre diagrammet ditt uleselig. De kan gjøre et perfekt bra diagram til en glorete fargestripedrakt.

Slik endrer du et diagramelements farge, skrift eller annet

Fanen (Kartverktøy) Format er stedet å gå for å endre farge, linjebredde, skrift eller skriftstørrelse på et diagramelement. Gå til kategorien (Kartverktøy), for eksempel for å endre fargen på søylene i et søylediagram, fargen på tekst eller bakgrunnsfargen på diagrammet.

Følg disse grunnleggende trinnene for å endre en farge, linjebredde, skrift eller skriftstørrelse i en del av et diagram:

  1.  Gå til (Chart Tools) Format-fanen.  I kartelement-rullegardinlisten velger du kartelementet som trenger en ansiktsløftning. Du kan finne denne listen i øvre venstre hjørne av skjermen, som vist.  Klikk på Format-valgknappen. Formasjonsoppgavruten åpnes.  Formater kartelementet du valgte. I oppgavruten for Format kan du finne alle verktøyene du trenger for å endre farge, omriss og størrelse på et diagramelement.
Kartelementer-rullegardinlisten

Hvis eksperimentene dine med å retusjere et diagram går galt og du ønsker å starte på nytt, klikker du på knappen Tilbakestill til å matche stil på fanen (Kartverktøy).

  1. ProgramvareMicrosoft OfficeHvordan samarbeide i SharePoint fra Office 365

Av Peter Weverka

SharePoint er Microsofts nettbaserte team-samarbeid plattform. Bedrifter ansetter SharePoint Online for å lagre dokumenter, administrere prosjekter og tillate kolleger å samarbeide med hverandre.

SharePoint Online er ikke nødvendigvis allestedsnærværende (til stede eller finnes overalt), men det prøver å være det. SharePoint Online-nettsteder er designet for å være tilgjengelige overalt - fra en stasjonær datamaskin, en bærbar datamaskin, et nettbrett eller en smarttelefon. Uansett hvilken enhet du bruker, skal innholdet være tilgjengelig og brukervennlig.

Denne artikkelen introduserer SharePoint Online, forteller deg hvordan du kan finne veien rundt et teamnettsted, laste opp og jobbe med filer i dokumentbiblioteker, dele filer med kolleger, synkronisere filer og oppdatere Office 365-profilen.

Vi presenterer team-sider

Et SharePoint-teamnettsted er et samarbeidsområde der kolleger kan jobbe med de samme filene, spore prosjekter og samhandle med hverandre.

Figuren viser et typisk SharePoint Online-teamnettsted i Office 365-vinduet. Disse nettstedene kan se annerledes ut avhengig av hvordan nettstedsadministratorer setter dem opp, men de har de samme verktøyene til felles. Et teamnettsted gir midler til å åpne Office 365-applikasjoner, laste opp og laste ned filer og samarbeide med kolleger. Disse sidene forklarer hvordan du logger inn på et teamnettsted og finner deg vei rundt på skjermen.

SharePoint Online team-nettsted

Logg inn på en team side

Du trenger et passord og nettverksadresse for å logge på et SharePoint-teamnettsted. Du vil sannsynligvis få disse varene fra den vennlige systemansvarlige i nabolaget. Følg disse trinnene for å logge på et SharePoint-teamnettsted:

  1.  Åpne en nettleser og naviger til organisasjonens teamnettsted. Hvordan nettstedets webadresse ser ut, avhenger av om selskapet bruker sitt eget domenenavn (for eksempel company.com) eller Office 365s standard navneformat (som ser ut som yourcompany.sharepoint.com).  Hvis du blir bedt om legitimasjon, skriver du inn brukernavnet ditt, skriver inn passordet og klikker OK. Hva som skjer videre avhenger av hvordan ditt lokale (lokale) miljø ser ut og hvordan administratoren konfigurerte SharePoint. Du kan lande på teamnettstedet uten å måtte oppgi brukernavn og passord.

Å finne veien rundt et SharePoint Online-teamnettsted

Referer til foregående figur mens du besøker et typisk Sharepoint-teamsted:

  • Appstarter: For lansering av Office 365 Web-applikasjoner. På grunn av utseendet kalles det noen ganger vaffelmenyen. Varsler: For mottak av administrative og brukerdefinerte varsler. Innstillinger: For å endre brukerinnstillinger. Hvilke alternativer du får, avhenger av privilegiumsnivået. Brukermeny: For pålogging, pålogging og visning av profilen din. Nettstedsøk: For å finne innhold på nettstedet. Navigasjonsrute: For tilgang til populært innhold på teamnettstedet. Vanligvis bestemmer en administrator for hva som vises i navigasjonsruten. Lister: For liste oppgaver som må gjøres, inkludert prosjektarbeidselementer og generelle formål å gjøre ting. SharePoint tilbyr forhåndsbygde maler for forskjellige typer lister, hvorav mange lar deg tilordne listeelementer til bestemte SharePoint-brukere. Dokumentbiblioteker: For vertsfiler som du og andre teammedlemmer kan åpne og jobbe med.

Et SharePoint-nettsted er et nettsted som alle andre. Du kan opprette bokmerker i nettleseren din til stedene i SharePoint du ofte besøker.

Slik jobber du med dokumentbiblioteker

Dokumentbiblioteket er det grunnleggende dataregisteret på et SharePoint-nettsted. Ikke la ordet dokument lure deg. Du kan lagre alle typer filer i et dokumentbibliotek.

Bruk dokumentbiblioteket til å lagre filer med det formål å samarbeide. Disse sidene forklarer hvordan du åpner filer i dokumentbiblioteket, laster opp filer, co-redigerer filer og deler filer.

Åpne en fil i et dokumentbibliotek

Følg disse trinnene for å finne og åpne en fil:

  1.  Bruk navigeringslinjen for å finne og velge filen du vil åpne. Administratoren kan ha plassert en snarvei til dokumentbiblioteket på hjemmesiden til Team-nettstedet eller andre steder på nettstedet.  Klikk på Åpne-knappen (de tre prikkene) ved siden av navnet på filen du vil åpne. Som vist vises et popup-vindu. Den viser en forhåndsvisning av filen slik at du kan sørge for at du åpner den rette.  Klikk på knappen Flere handlinger (tre prikker igjen). Figuren viser hvor knappen Flere handlinger ligger. En hurtigmeny vises med alle mulige handlinger du kan gjøre med filen, som vist.  Åpne filen. Du kan åpne filen i et Office-skrivebordsprogram eller en Office Web App:
  • Office desktop-applikasjon: Velg det første alternativet på hurtigmenyen. Hvis du for eksempel har å gjøre med et Word-dokument, velger du Åpne i Word. Filen lastes ned til datamaskinen din slik at du kan jobbe med den der. Endringer du gjør i filen på datamaskinen din, lastes opp automatisk til kopien som er lagret på SharePoint. Office Web App: Velg det andre alternativet på hurtigmenyen, alternativet med ordet online i navnet. En webapp åpnes slik at du kan redigere filen.
SharePoint-dokumentbibliotek

Her er en snarvei: For å åpne en fil i en Office Web App, klikker du ganske enkelt på navnet i et dokumentbibliotek.

Slik jobber du med kolleger på den samme filen

Noen ganger når du prøver å åpne en fil, kan du ikke gjøre det fordi noen kom dit først. Administratorer bestemmer om mer enn én person kan redigere en fil samtidig.

Hvis en fil tillater mer enn én redigerer, følg disse trinnene for å åpne en fil som for øyeblikket redigeres og gi dine egne bidrag:

  1.  Åpne en fil i dokumentbiblioteket. Det forrige emnet i dette kapittelet forklarer hvordan du åpner en fil. Følgende figur viser en Word-fil som er åpen i Word Web App.  Se etter indikasjoner på at filen for øyeblikket redigeres av en kollega. Som vist forteller Word Web App deg (eller navnene) til andre som jobber med filen. Hvis du ser nøye, kan du også se markørplasseringen til andre redaktører. SharePoint er helt greit å la flere mennesker samarbeide om den samme filen.  Gjør redaksjonelle endringer i filen.  Når du er ferdig med å redigere, klikker du på nettleserens Tilbake-knapp eller Office 365 App Launcher for å gå tilbake til teamnettstedet. Ikke bekymre deg for å lagre endringer i en fil. Office 365 lagrer endringene dine automatisk.
Samredigering i SharePoint Online

Slik laster du opp filer til et dokumentbibliotek

Følg disse trinnene for å laste opp en fil fra datamaskinen din til et SharePoint Online-dokumentbibliotek:

  1.  I SharePoint, gå til dokumentbiblioteket der du vil laste opp filen.  Klikk på Last opp. Som vist i figuren nedenfor vises dialogboksen Legg til et dokument. Hvis du ikke ser Last opp-knappen i et dokumentbibliotek, kan du snakke med administratoren din. Du har kanskje ikke tillatelse til å laste opp filer.  I dialogboksen Legg til et dokument klikker du på knappen Velg filer.  I filen Åpne velger du filen du vil laste opp og klikker Åpne. Du kan laste opp mer enn en fil ved å velge mer enn en i dialogboksen Åpne.  I dialogboksen Legg til et dokument, angir du versjonskommentarer om nødvendig. SharePoint kan konfigureres til å lagre flere versjoner av det samme dokumentet. Administratoren din kan kreve at du legger inn kommentarer for å beskrive filen du laster opp.  Klikk OK. Ta en titt for å se om filen du lastet opp vises i dokumentbiblioteket.
opplasting til dokumentbibliotek

For å laste opp filer, kan du dra en eller flere filer fra et File Explorer-vindu på datamaskinen din og slippe dem inn i et dokumentbibliotek. Hvor praktisk!

Hvordan dele filer med kolleger

I SharePoint-terminologi betyr deling å gjøre kolleger oppmerksom på en fil de kan redigere. Etter at du har delt en fil, kan du varsle medarbeidere via e-post om at filen er delt. Noen ganger tillater ikke administratorer noen å dele en fil, men hvis du kan dele filer, følg disse trinnene for å dele en fil med en kollega:

  1.  Finn filen du vil dele, og klikk på Åpne-knappen. Se etter de tre prikkene ved siden av filens navn for å finne Åpne-knappen. Et popup-vindu vises.  Klikk på Del nederst i popup-vinduet. Du ser dialogboksen Del, som vist. Kontor og innbydende-samarbeid Inviter en medarbeider til å samarbeide om en fil.  Skriv inn navnet på personen du vil dele filen med. SharePoint åpner en rullegardinliste så snart du begynner å skrive. Du kan velge et navn fra listen.  Skriv inn en beskrivende melding. Du kan forklare hva filen er, og hvorfor du vil dele den.  Velg eller fjern markeringen av alternativet Krev pålogging. Fjern merkingen av alternativet Krev pålogging hvis du vil dele filen med folk utenfor organisasjonen. For vanlig forretningsbruk, velg dette alternativet for å sikre at bare teamets medlemmer kan se filen.  Velg alternativet Send en e-postinvitasjon.  Klikk på Del-knappen.

Følgende figur viser hvordan en delingsmelding ser ut for personen som mottar den. Mottakeren kan klikke på Åpne-knappen for å åpne filen og komme i gang med den.

SharePoint-invitasjon til å dele

En invitasjon til å dele en fil.

Slik ser du filer offline

Noen ganger har datamaskinen ikke tilgang til SharePoint Online-portalen. Tenk deg for eksempel at du er i et fly og trenger å oppdatere noen arbeidsfiler, men at du ikke er koblet til SharePoint. For å løse dette problemet med offline tilgang, gir Office 365 oss muligheten til å synkronisere filer. Synkronisering gir deg tilgang til SharePoint-baserte filer på din lokale datamaskin og ikke trenger å bekymre deg for å ha en Internett-tilkobling. Etter at du har koblet til Internett på nytt (etter at flyet lander), synkroniserer OneDrive filene med sine online kolleger.

Det er viktig å forstå at OneDrive synkroniserer to kopier av hver fil, en kopi lagret i et SharePoint Online-dokumentbibliotek og den andre kopien lagres lokalt på datamaskinen din.

Følg disse trinnene for å synkronisere SharePoint-filer med filer med samme navn på OneDrive:

  1.  I SharePoint, finn dokumentbiblioteket du vil synkronisere med datamaskinen. Du trenger ikke å synkronisere hvert dokumentbibliotek på team-området. Synkroniser bare filene du vil ha tilgang til frakoblet.  Klikk på Synkroniser fra menyen for dokumentbiblioteket. Følgende figur viser hvor synkroniseringsknappen befinner seg. Et popup-varsel forteller deg at SharePoint laster ned innholdet i dokumentbiblioteket og synkroniserer det med OneDrive for Business-klienten.  Klikk på OneDrive-ikonet fra varslingsområdet på Windows 10-oppgavelinjen. Som vist ser dette ikonet ut som en sky. En liste over nylig synkroniserte filer vises, i dette tilfellet filer fra dokumentbiblioteket.  Fra OneDrive-vinduet klikker du på Åpne mappe for å se dine lokale filkopier. Fra nå av kan du jobbe med disse filene enten lokalt eller direkte fra SharePoint. OneDrive vil beholde alle synkroniseringer automatisk.
SharePoint-filer offline

Dype dypere i Office 365

Office 365 tilbyr Delve-skjermen for å oppdatere profilen din og kommunisere bedre med teammedlemmer. Avhengig av størrelsen på organisasjonen din, kan du være veldig nyttig å sørge for at Office 365-profilen din er oppdatert. Medarbeidere kan se på Office 365-profilen din for å se om du passer riktig for et prosjekt. De kan se på profilen din for å finne ut hvordan du finner deg. Delve-skjermen er litt som en portal for sosiale medier ved at den gir en praktisk måte å kommunisere med teamet ditt på.

Følg disse trinnene for å gå dypere inn i Office 365:

  1.  I SharePoint Online åpner du brukermenyen og klikker på Min profil. Brukermenyen ligger i øverste høyre hjørne av Office 365-skjermen. Delve-skjermen åpnes, som vist.  Bruk kontrollene i Delve-skjermen for å oppdatere profilen din og samhandle med kolleger. Du kan tilpasse denne skjermen for å gjøre deg selv mer presentabel for dine kolleger.  Klikk på Oppdater profil når du er ferdig med å gjøre endringene.
SharePoint Delve-skjerm