1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Slik installerer du QuickBooks 2020 i 10 enkle trinn

Av Stephen L. Nelson

Hvis du ikke allerede har installert QuickBooks 2020, kan du overføre det med akkurat nå og følge disse ti enkle trinnene:

 1. Slå på PC-en.

Finn og snu på datamaskinens strømbryter. Avhengig av hvilken versjon av Windows du bruker (Windows 7, 8 eller 10), kan skjermen din se litt annerledes ut enn figurene her. Jeg bruker forresten Windows 10. (Ikke at du bryr deg eller at det betyr noe.)

Hvis du installerer QuickBooks på en datamaskin som kjører en profesjonell eller forretningsutgave av Windows, kan det hende du må logge deg på som administrator eller bruker med administratorrettigheter. I virksomhetssmakene til Windows-operativsystemene krever sikkerhetsfunksjonene i Windows en administrator for å installere QuickBooks-programmet.

 2. Last ned QuickBooks-programvaren, og klikk deretter Neste.

Du har sannsynligvis kjøpt QuickBooks direkte fra Intuit-nettstedet. I så fall ber Windows deg om å kjøre InstallShield Wizard (et annet program), som starter installasjonsprogrammet for QuickBooks, etter at du har lastet ned programvaren. Etter hvert viser Windows en liten meldingsboks som forteller deg Velkommen til QuickBooks Desktop.

Alternativt kan det hende du har kjøpt QuickBooks-programmet et sted som en kontorrekvisita-butikk. I så fall må du rippe opp QuickBooks-pakken og få ut CD-en (som ser ut akkurat som de som spiller musikk). Deretter setter du CDen inn i CD-ROM-stasjonen. Windows gjenkjenner at du satte inn QuickBooks-CDen, startet etter hvert QuickBooks-installasjonsprogrammet, og viser en liten meldingsboks som forteller deg Velkommen til QuickBooks Desktop.

Klikk Neste i meldingsboksen for å virkelig få ting i gang. (Det kan hende du må klikke på Neste igjen.)

 3. Angi at du godtar lisensavtalen for QuickBooks, og klikk deretter Neste.

Etter at QuickBooks-installasjonsprogrammet starter, spør QuickBooks om du samtykker til å spille etter dens regler, som beskrevet i kjedelig detalj i lisensavtalen som vises på skjermen. Forutsatt at du gjør det - og at du må samtykke i å installere programvaren - merker du av for merket Jeg godtar vilkårene i lisensavtalen (men bare fordi jeg ikke har noe annet valg) og klikker deretter Neste.

 4. Oppgi lisensen og produktnumrene, og klikk deretter Neste.

Når lisens- og produktnummervinduet vises, skriver du inn disse to bitene med lisensinformasjon (de skal skrives ut på et gult klistremerke på baksiden av CD-ermet eller vises i kjøpskvitteringsvinduet hvis du lastet ned programvaren) og klikk deretter Neste.

 5. Beskriv nettverksdeling du planlegger.

Når vinduet Egendefinerte og nettverksalternativer vises, angir du om du vil dele QuickBooks-datafilen over et nettverk. De fleste små bedrifter gjør det ikke. Hvis virksomheten din er i denne situasjonen, når du blir spurt om det, bare angi at du bare bruker QuickBooks på datamaskinen du installerer programvaren på.

Det kan hende du har et par andre alternativer, avhengig av versjonen av QuickBooks du installerer. Du kan installere QuickBooks på datamaskinen og gjøre QuickBooks-data tilgjengelig for andre datamaskiner i nettverket, eller du kan hoppe over å installere QuickBooks-programvaren, men lagre QuickBooks-datafilen på datamaskinen.

Vinduet Egendefinert og nettverksalternativer

 6. Velg installasjonsstedet, og klikk deretter Neste.

Når vinduet Oppgradering eller endring av installasjonsplassering vises, klikker du på Neste-knappen for å bruke Intuit-standardinstallasjonsstedet. (Standardinstallasjonsstedet er bra for 999 av 1000 brukere.)

Du trenger ikke å velge det foreslåtte installasjonsstedet. Du kan i stedet velge å ha QuickBooks-programmet og datafilene lagret et annet sted. Jeg snakker ikke om dette alternativet her fordi de fleste ikke vil (og burde ikke) gjøre denne tilpasningen. Hvis du er noen som trygt kan tilpasse innstillinger for installasjonsplassering av QuickBooks, trenger du ikke min hjelp med å finne ut hvordan denne endringen fungerer.

Oppgrader eller endre vinduet for installasjonsplassering

 7. Start installasjonen ved å klikke på Installer.

Installasjonsprogrammet forteller til slutt at det er klart til å begynne så snart du klikker på Installer. Klikk på Installer. Programmet begynner å installere QuickBooks Desktop.

Mens installasjonsprogrammet kjører, viser en liten stolpe fremgangen din.

Hvis du når som helst trenger å avbryte installasjonen, klikker du bare på Avbryt. QuickBooks advarer deg om at installasjonen er ufullstendig. Det er ok; Bare start oppsettet fra bunnen av neste gang.

 8. Ta noen minutter til å tenke på meningen med livet eller ta en drink med vann.

 9. Når installeringsprogrammet er ferdig, klikker du på Åpne QuickBooks.

Gratulerer. Du er ferdig med installasjonen. Du har et nytt element på Programmer-menyen og sannsynligvis nye snarveier på skrivebordet ditt.

 10. Aktiver QuickBooks.

Første gang du åpner QuickBooks, ber programmet deg aktivere QuickBooks. I hovedsak betyr aktivering å fortelle QuickBooks hvem du er. Hvis QuickBooks kan gjette identiteten din ved å bruke den gamle produktregistreringsinformasjonen som den finner på datamaskinen din, ber den deg bare om å bekrefte at gjetningen er riktig. Ellers må du hoppe gjennom noen bøyler og gi ytterligere identifiserende informasjon.

Du vil sannsynligvis ønske å registrere QuickBooks før du begynner å bruke den.

Hvis du jobber i et nettverk og vil dele en QuickBooks-fil som er lagret på en datamaskin med en annen datamaskin i nettverket, må du installere QuickBooks på alle de andre datamaskinene du vil bruke til å jobbe med filen. Merk: Du trenger en egen kopi av QuickBooks (for eksempel fra fem-pakksversjonen) for hver datamaskin du vil installere QuickBooks på.

Forresten, å kjøre QuickBooks i et nettverk med flere QuickBooks-brukere er ikke super-vanskelig eller veldig komplisert. QuickBooks tar seg av de harde tingene. Hvis du har mer enn én person som bruker QuickBooks, skylder du deg selv (og din virksomhet) å sette opp et nettverk og deretter kjøpe og installere flere eksemplarer av QuickBooks.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Slik sporer du kjøretøyets kjørelengde i QuickBooks 2020

Av Stephen L. Nelson

QuickBooks leverer en tracker for bedrifts kjøretøy som du kan bruke til å spore og telle opp kjørelengde. Som du kanskje allerede vet, må du vite både den totale milen og bedriftens mil for å trekke kjøretøyutgiftene nøyaktig på selvangivelsen. (Hvis du ikke er sikker på hvordan dette fungerer, kan du konferere med skatterådgiveren din.)

Identifisere kjøretøyene dine

Ved lov er du pålagt å spore kjørelengden din med kjøretøy. QuickBooks 2020 gir følgelig en billiste. Følg disse trinnene for å legge til elementer i kjøretøylisten:

Vinduet Kjøretøysliste

Registrering av kjøretøy miles

Etter at du har lagt til virksomhetskjøretøyene dine i kjøretøylisten, registrerer du hver tur ved å bruke vinduet Enter Vehicle Mileage. Følg denne fremgangsmåten for å gjøre dette:

Vinduet Enter Vehicle Mileage

Bruke kjøretøyrapportene

Hvis du klikker på Rapporter-knappen nederst i vinduet med kjøretøyslister, viser QuickBooks en rullegardinmeny som viser fire kjøretøyrapporter: kjørelengde etter kjøretøyoppsummering, kjørelengde etter kjøretøydetalj, kjørelengde etter jobboppsummering og kjørelengde etter jobbdetalj.

Du kan få tilgang til en annen meny med kommandoer som produserer de samme rapportene ved å klikke på kjørelapperapporter-knappen som vises øverst i vinduet Enter Vehicle Mileage.

Hvis du vil produsere en bestemt kjørelengde-rapport, velger du en av rapportene fra en av disse menyene.

Oppdaterer kjøretøyets kjørelengde

Hvis du klikker på knappen Kilde priser øverst i vinduet Enter Vehicle Mileage, viser QuickBooks dialogboksen Kilometer priser. Dialogboksen Kjørelengde-priser viser IRS-statusen (Internal Revenue Service) og deres effektive datoer. Du kan legge inn en ny kjørelengde ved å klikke på den neste åpne raden i kjørelengdeplanen og deretter angi virkningsdatoen i kolonnen Effektiv dato og standardtakten i kolonnen Priser. Du kan finne inneværende års forretningsmessige kjørelengde på IRS-nettstedet.

Dialogboksen Kilometerpriser

Merk: I 2019 tilsvarte standard kjørelengde 58 cent per kilometer, men skattemyndighetene oppdaterer vanligvis dette tallet en gang og noen ganger to ganger i året. Så du vil sjekke om hastigheten er gjeldende når du gjør beregningene dine. Med andre ord, ikke bruk en av de gamle, utdaterte standard kjørelengden. Vær så snill.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Slik oppretter du en fast eiendelsliste i QuickBooks 2020

Av Stephen L. Nelson

Hvis bedriften din eier mange ting med langvarig verdi, må du eller regnskapsføreren holde rede på varene. Hvis du trenger å spore varene, kan du gjøre det ved å bruke listen over faste eiendeler i QuickBooks 2020.

Legge til elementer i listen med faste eiendeler

Følg disse trinnene for å legge til et møbel, litt utstyr eller maskiner eller en annen gjenstand med lang levetid til listen over faste eiendeler:

Vinduet med faste eiendeler

Legge til varige driftsmidler i farta

Du kan legge til elementer i listen med faste eiendeler, som beskrevet i de foregående avsnittene. Alternativt kan du legge til et element i listen over faste eiendeler når du registrerer regningen som registrerer leverandørfakturaen for eiendelen eller når du registrerer sjekken som betaler leverandørfakturaen for eiendelen.

Slik fungerer dette: Hvis du fortalte QuickBooks at du vil opprettholde en fast eiendomsliste, ber QuickBooks deg om å legge til et anleggsmiddel når du kategoriserer eller debiterer en anleggsmiddelkonto mens du legger inn en regning eller registrerer en sjekk.

For å samle inn informasjonen som kreves for å sette opp varige driftsmidler, viser QuickBooks det samme nye varevinduet. Trinnene for å fylle ut vinduet New Item fungerer også når du legger til varige eiendeler mens du er på farten.

Redigere elementer på listen med faste eiendeler

Følg disse trinnene for å redigere et anleggsmiddel - si at du har gjort en feil å oppgi litt informasjon -

Vinduet Rediger element

QuickBooks foretar ingen bokføring med kjøps- og / eller salgsinformasjon som vises i vinduet New Item og Edit Item. Den legger ikke til en eiendel i balansen fordi du for eksempel setter opp en eiendel. Og QuickBooks beregner ikke gevinsten eller tapet ved disponering av eiendelen fordi du oppgir salgsinformasjon. Du må gjøre det selv - eller la regnskapsføreren gjøre det - ved å bruke enten vanlige QuickBooks-transaksjoner eller tradisjonelle journalposter.

  1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Slik deler du QuickBooks 2020-filer

Av Stephen L. Nelson

OK, her er en kul avtale: Innen QuickBooks kan du konfigurere brukerrettigheter, som lar deg spesifisere hvem som har tilgang til hvilke områder av QuickBooks-filene dine. Du kan faktisk også arbeide med QuickBooks-filen i et nettverk og i et miljø med flere brukere ved å bruke en kraftig funksjon som kalles postlåsing.

Hvis du jobber i et nettverk og trenger å bruke eller bare vil finne ut om QuickBooks-nettverksfunksjonene, kan du lese denne artikkelen. Hvis du er den eneste som bruker QuickBooks, kan du hoppe over denne artikkelen.

Dele en QuickBooks-fil i et nettverk

To viktige funksjoner driver QuickBooks flerbrukernettverksfunksjonalitet: brukertillatelser og låsning av poster. Funksjonen brukerrettigheter gir flere brukere av en QuickBooks-fil unike tillatelsesinnstillinger for å få tilgang til forskjellige områder av QuickBooks. Record locking, den andre funksjonen, gjør det mulig for mer enn én person å logge seg på og jobbe med en QuickBooks-fil samtidig.

Brukertillatelser

QuickBooks lar deg angi brukertillatelser slik at du kan gi forskjellige QuickBooks-brukere forskjellige rettigheter. Jane Owner kan være i stand til å gjøre hva hun vil fordi hun, metaforisk sett, er Da Man. Joe Clerk kan imidlertid være i stand til bare å registrere regninger. Joe, en lav kontorist med kanskje tvilsom skjønn og skjønn, kan ikke ha evnen til å se selskapets resultatregnskap, skrive ut sjekker eller registrere kundebetalinger. Denne ideen er fornuftig på et praktisk nivå, ikke sant? I en situasjon der en gjeng mennesker får tilgang til QuickBooks-filen, vil du sørge for at konfidensiell informasjon forblir konfidensiell.

Du vil også sørge for at folk ikke med vilje eller utilsiktet kan ødelegge dine økonomiske poster. Du vil ikke at noen skal legge inn feil data (kanskje fordi han snubler inn i et område av QuickBooks-programmet der han ikke har noen virksomhet). Og du vil ikke at noen med svindel skal registrere transaksjoner - for eksempel falske sjekker - at hun kan gå kontant.

Jeg tror at hvis du reflekterer over dette brukertillatelsen, vil du innse at "Hei, ja, det er fornuftig!" Så jeg har ikke tenkt å snakke mer om det. La meg avslutte med å kaste ut et par generelle observasjoner om hvordan du bestemmer hvilke brukertillatelser som er passende:

  • Datakonfidensialitet: Dette problemet har sannsynligvis mest å gjøre med din ledelsesfilosofi. Jo mer åpen du handler om ting, jo mindre trenger du sannsynligvis å bekymre deg for folk som lurer etter ting. Jeg vil imidlertid påpeke at lønningslisten alltid er et berørt tema. Hvis alle vet hva alle andre får betalt, skjer det noen interessante diskusjoner - men det visste du allerede. Datakorrupsjon: Når det gjelder datakorrupsjon, må du vite at folk vanligvis bruker to generelle regler: Ikke gi folk tilgang til verktøy de ikke vet hvordan de skal bruke. Det ber bare om problemer. Forsikre deg om at ingen personer kan mugge rundt uten tilsyn i et område av regnskapssystemet - spesielt hvis personen registrerer eller håndterer kontanter.

Hvis det i det hele tatt er mulig, bruk et kompis-system der folk gjør ting sammen, slik at folk alltid dobbeltsjekker andre menneskers arbeid - selv om det bare er indirekte. Kanskje Joe registrerer en regning, men Jane kutter alltid sjekken for å betale regningen. Kanskje registrerer Raul kundefakturaer, men Chang sender dem ut. Kanskje registrerer Saul kontantkvitteringer, men Beth setter dem inn. Du ser mønsteret, ikke sant? Hvis to personer takler en bestemt økonomisk hendelse - igjen, spesielt en som innebærer kontanter - er det en veldig god idé for Joe og Jane, Raul og Chang, og Saul og Beth å se over hverandres skuldre.

Record låsing

Den enkleste måten å forstå postlåsing er å sammenligne den med den andre variasjonen av låsing: fillåsing. De fleste andre programmer bruker fillåsing. Fillåsing betyr at hvis en person i nettverket har, for eksempel, et tekstbehandlingsdokument åpent, kan ingen andre i nettverket åpne og deretter redigere det dokumentet. Andre kan være i stand til å åpne en kopi av dokumentet som de kan lagre på datamaskinene sine, men de kan ikke redigere originaldokumentet. Operativsystemet låser originaldokumentet (filen) slik at bare en person kan lure med filen om gangen. Denne låsen sikrer integriteten til dataene og endringene folk gjør i dataene. (Hvis denne virksomheten om å sikre integritet virker rart, bør du tenke på vanskeligheten med å sørge for at begge menneskers endringer havner i et tekstbehandlingsdokument som begge redigerer samtidig.)

Platesperring fungerer annerledes. Med postlåsing kan mer enn én person i nettverket åpne og redigere den samme filen samtidig, men bare en person kan jobbe med en spesifikk post.

En post er en del av en fil. I en fil med regninger som du skylder leverandører, for eksempel, er filen hele samlingen av regninger. De enkelte regningene er poster i filen, og mer enn én person kan åpne filen. Individuelle regninger, men - de enkelte poster som utgjør filen - er låst når en person tar tak i en post.

Denne informasjonen kan høres ut som for mye forvirring, men det å skille mellom filer og postene i en fil er det som gjør det mulig å dele filer. I QuickBooks, for eksempel, hvis Jane legger inn en regning for Alpha Company i en fil, kan Joe redigere en regning for Beta Corporation fordi de to regningene er forskjellige poster. På grunn av platelåsing, kan Jane imidlertid ikke lure med Beta Corporation-regningen som Joe redigerer. Og Joe - igjen, på grunn av platelåsing - kan ikke fikle med Alpha Company-regningen som Jane går inn på.

Omarbeidet mer generelt, ingen to personer kan redigere den samme posten i en fil samtidig. Record låsing gjør det mulig for ansatte å bruke en fil i et flerbrukermiljø fordi den lar mer enn én person jobbe med en fil.

Installere QuickBooks for nettverksbruk

For å installere QuickBooks for nettverksbruk, må du først installere QuickBooks på alle datamaskiner i nettverket som trenger tilgang til og fungerer med QuickBooks-filen. Denne oppgaven er ikke vanskelig. Du trenger ikke å installere QuickBooks på noen fancy måte for å kunne dele QuickBooks-filer.

Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver datamaskin som skal kjøre programmet. Hvis du har tre datamaskiner du vil bruke QuickBooks på, må du kjøpe tre eksemplarer av QuickBooks. Eller du kan kjøpe en spesiell versjonslisensversjon av QuickBooks. Hvis du prøver å installere en enkelt kopi av QuickBooks (med en enkelt nøkkelkode) på flere datamaskiner, tillater ikke QuickBooks at to datamaskiner som bruker samme nøkkelkode, kan dele en fil i modus for flere brukere.

Når du oppretter filen du vil dele, må du sørge for at du lagrer filen på et sted der de andre QuickBooks-brukerne kan få tilgang til den. Det vil si at du kanskje trenger å lagre filen på en server. Du kan også lagre filen på en klientdatamaskin så lenge du utpeker delingstillatelser for enten mappen eller stasjonen du lagrer QuickBooks-filen på.

En annen viktig ting: Den som oppretter QuickBooks-filen blir automatisk filadministrator. Filadministratoren har tilgang til alle områdene i filen og setter opp de andre filbrukere, slik at du ikke vil at noen skal sette opp QuickBooks-filen. Enten er bedriftseieren eller regnskapssjefen godt egnet for denne jobben. I alle fall bør personen som oppretter filen være en pålitelig fastlege på kontoret som er lett å nå for spørsmål eller problemer som oppstår. Også denne personen burde sannsynligvis ha en sterk bakgrunn i regnskap. Se følgende avsnitt for mer informasjon.

Angi brukertillatelser

Du kan fortelle QuickBooks hvem som ellers vil bruke filen og angi tillatelser for disse andre personene under QuickBooks Setup eller senere.

Brukertillatelser i Enterprise Solutions

Følg denne fremgangsmåten for å angi tillatelser i Enterprise Solutions:

 1. Fortell QuickBooks at du vil angi brukerrettigheter.

Velg firmaet → Brukere → Konfigurer brukere og roller. QuickBooks viser dialogboksen Brukere og roller (ikke vist).

 2. Angi at du vil sette opp en ny bruker.

Klikk på Ny-knappen slik at QuickBooks viser dialogboksen Ny bruker (ikke vist) som viser en rekke regnskapsroller som en QuickBooks-bruker kan fylle. Disse rollene gir en bruker muligheten til å utføre passende regnskapsoppgaver med QuickBooks-programmet. Beskrivelse-boksen nederst i dialogboksen oppsummerer oppgavene som noen i en gitt rolle kan forventes å utføre.

 3. Velg rollen som passer best til brukeren du beskriver, og klikk deretter Legg til.

Eiere skal forresten ha Full Access-rollen slik at de kan gjøre hva de vil. Merk at du kan gi en bruker mer enn en rolle.

Hvis du vil endre en eksisterende brukers tillatelser, velger du brukeren i kategorien Brukerliste og klikker deretter Rediger-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Rediger bruker (ikke avbildet), som ligner dialogboksen Ny bruker og lar deg endre en brukers rolle eller roller.

 4. Klikk OK for å gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller.

Du kan se gjennom tillatelsene (i utgangspunktet listen over funksjoner som QuickBooks tillater) for en bestemt person eller en forhåndsdefinert rolle. Hvis du vil se tillatelsene en bruker har, velger du kategorien Brukerliste i dialogboksen Brukere og roller, klikker på Vis tillatelser-knappen, velger brukeren i listeboksen og klikker deretter Vis-knappen. QuickBooks viser en stor dialogboks som spesifikt identifiserer hva brukeren kan gjøre. For å se tillatelsene som en bestemt rolle har, velg kategorien Rolleliste i dialogboksen Brukere og roller, klikk på Vis tillatelser-knappen, velg rollen og klikk deretter Vis-knappen.

Brukertillatelser i QuickBooks Pro og Premier

Følg denne fremgangsmåten for å angi tillatelser i QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier:

 1. Velg firmaet → Konfigurer brukere og passord → Konfigurer brukere-kommandoen.

 QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste (se figuren).

Brukerliste-dialogboksen

 2. Klikk på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, som du bruker for å legge til nye brukere og spesifisere passord.

Sett opp dialogboksen Brukerpassord og tilgang

 3. Skriv inn et brukernavn og passord for den ekstra personen du vil kunne bruke QuickBooks-filen. skriv deretter passordet på nytt i tekstboksen Bekreft passord.

Å legge inn passordet på nytt bekrefter at du skrev passordet riktig første gang.

Fra dette punktet, når noen åpner QuickBooks-filen, ber QuickBooks om brukernavn og passord. Så for en annen person å få tilgang til QuickBooks-filen, må hun oppgi brukernavnet og passordet du angav.

 4. Spesifiser brukerens tilgang.

QuickBooks viser en dialogboks der du spør om du vil at personen skal ha tilgang til alle områdene i QuickBooks-filen eller bare til noen områder.

Hvis du spesifiserer at du bare vil gi tilgang til noen områder - det vanlige tilfellet, sannsynligvis - viser QuickBooks en serie dialogbokser som lar deg angi tillatelser for hvert område. Du velger alternativet Ingen tilgang for å gjøre et bestemt område (for eksempel banktjenester) utenfor grensene for brukeren, velger alternativknappen Alle områder i QuickBooks for å gi brukeren tillatelse til å opprette og skrive ut transaksjoner og rapporter i området, eller velge alternativknappen Valgte områder med QuickBooks for å gi brukeren delvis tilgang til området. Hvis du velger Valgte områder, må du spesifisere den begrensede tilgangen ved å gå gjennom veivisersidene og beskrive i streng detalj tilgangen du vil at brukeren skal ha. Du kan også spesifisere om andre applikasjoner (for eksempel TurboTax) får tilgang til QuickBooks-dataene.

brukertilgang er spesifisert

 5. Gå gjennom brukerens tilgang.

Etter at du er ferdig med å gå gjennom dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks et sammendrag av tillatelsene for en bruker. Klikk på Tilbake-knappen hvis du trenger å gå tilbake og endre tillatelser for et område, eller klikk på Fullfør for å indikere at du er ferdig med å spesifisere hva den bestemte brukeren kan gjøre. QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste igjen, med den nye brukeren lagt til. Klikk på Legg til bruker for å legge til en ny ny bruker, klikk på Rediger bruker for å redigere den valgte brukeren, eller klikk Lukk for å lukke dialogboksen.

En bruker kan logge på og åpne en QuickBooks-fil fra hvilken som helst datamaskin i nettverket så lenge datamaskinen har QuickBooks installert og har nettverkstilgang til QuickBooks-filen. Hvis en person prøver å åpne et begrenset område eller utføre en uautorisert handling, viser QuickBooks imidlertid en meldingsboks som indikerer at personen mangler tillatelser som er nødvendige for å utføre handlingen.

Spesifisere og jobbe i flerbrukermodus

For at mer enn en person skal kunne jobbe med en QuickBooks-fil samtidig, må brukerne jobbe med QuickBooks-filen i flerbrukermodus. Den første personen som åpner filen, må spesifisere flerbrukermodus for at andre skal kunne åpne filen. Hvis du vil spesifisere flerbrukermodus, velger du Fil–> Bytt til flerbrukermodus. Du kan fortelle at du jobber i flerbrukermodus fordi QuickBooks tittellinje indikerer det. Når andre mennesker åpner QuickBooks-filen, åpnes den automatisk i flerbrukermodus. For at en annen bruker skal arbeide i enbrukermodus, må de andre brukerne lukke QuickBooks-filen, og brukeren som vil jobbe i enbrukermodus, må velge Fil–> Bytt til modus for enbruker.

Å dele en QuickBooks-fil over et nettverk innebærer et par triks. Først må du sørge for at ingen som er i enkeltbrukermodus bruker filen du vil åpne. Hvis noen bruker filen, og du prøver å åpne den, viser QuickBooks en melding som indikerer at noen bruker firmafilen i modus for en bruker. Be personen bytte til flerbrukermodus og klikk deretter på knappen Try Again.

Så snart du begynner å opprette eller redigere en transaksjon, låser QuickBooks transaksjonen. På denne måten kan ingen andre redigere transaksjonen mens du jobber med den. Du kan fortelle om du har en transaksjon åpen i redigeringsmodus med det QuickBooks viser i tittellinjen øverst på skjemaet: Editing Transaction. Andre brukere kan åpne transaksjonen mens du redigerer den i redigeringsmodus, men de kan ikke gjøre endringer i den før du er ferdig.

Hvis du for eksempel prøver å redigere en transaksjon som din kollega Harriet allerede har åpnet i redigeringsmodus, viser QuickBooks for eksempel en melding som leser (og her omskriver jeg) Unnskyld meg, Bubba. Harriet jobber med den transaksjonen. Du må komme tilbake senere.