1. KarriererLaw Office Management 101 for Paralegals
Paralegal Career For Dummies, 2. utgave

Av Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Hvor mye tid du bruker på ledelse av advokatkontorer avhenger av typen og størrelsen på firmaet du jobber for. De fleste store firmaer ansetter en egen stab for å ta seg av majoriteten av den daglige organisasjonsaktiviteten. Men uansett hvilket størrelsesadvokatfirma du jobber for, vil du som paralegal sannsynligvis ende opp med å administrere og organisere advokatkontoret.

Hvis du jobber for et lite firma, kan du være ansvarlig for ledelsen av hele kontoret. I et større firma vil du sannsynligvis være ansvarlig for bare din egen tidsplan og kanskje den til din advokat som overvåker. Selv om det kan virke ganske dagligdags, er riktig kontoradministrasjon avgjørende for produktiviteten i ethvert lovmiljø, så denne diskusjonen fokuserer på riktig styring av tid, filer og månedlige faktureringer.

Kjøpstid: styringssystemer

Når du tenker på det, selger advokatfirmaene tiden til kundene sine, så verdien av å administrere minutter, timer og dager er helt avgjørende. Juridisk prosess består av en serie frister som du må oppfylle hvis du ikke vil sette en klients sak i fare. God tidsstyring gir effektivitet og overskudd, men dårlig tidsstyring kan avslutte juridiske karrierer. Hvis du har problemer med å organisere tiden din, er det nå en flott tid å lære og praktisere ferdigheter i tidstyring.

Å sette sammen et godt tidsstyringssystem er ikke komplisert. Det krever bare en interaktiv bruk av enkle enheter, for eksempel lister, kalendere og poster. Du kan følge med på tid med penn og papir eller på datamaskinen, men du vil sannsynligvis oppleve at en kombinasjon av begge deler er den mest effektive.

Merking av dagene: Kalendersystemet

Å holde oversikt over tiden begynner med et godt kalendersystem. Hvis du aldri har brukt en daglig planlegger før, bør du bli vant til å bruke en. Kalendere er helt avgjørende for at alle advokatkontorer skal fungere jevnt.

Mange malpractice forsikringsselskaper krever et spesifikt kalendersystem med mer enn én person som håndterer informasjonen. Så ta kontakt med forsikringspolisen eller kontakt agenten før du setter i gang med endringer i måten kontoret ditt fører en kalender på.

Mesterkalenderen

Hvert advokatkontor må opprettholde en masterkalender som advokaten, juridisk sekretær, advokaten og annet personell lett kan få tilgang til. Det er vanligvis tilgjengelig i datanettverket for alle å se. Hovedkalenderen holder rede på alle viktige hendelser for hele kontoret, inkludert følgende:

  • Rettsopptredener Viktige innleveringsfrister avtaler Møter og konferanser Ferier og personlige dager for alle ansatte

Følgende figur viser et utvalg av to ukers masterkalender.

masterkalender for paralegals

Individuelle kalendere

Hovedkalenderen (se foregående avsnitt) er imidlertid ikke den eneste tiden som holder enheten på kontoret. Du vil også bruke en serie individuelle kalendere, for eksempel din egen personlige kalender eller advokatens reisekalender, som du regelmessig krysser av for hovedkalenderen. Individuelle kalendere kalles også overflødige kalendere fordi de inneholder kopier av oppføringene fra masterkalenderen som skal utføres av den spesifikke personen. De inneholder også hendelser og oppgaver som ikke er i masterkalenderen som bare eieren av den enkelte kalenderen trenger å vite om (som et lunsjmøte med en forsikringsagent for malpractice).

I figuren nedenfor kan du se hvordan en paralegals kalender kan se ut basert på hendelsene på eksemplet på masterkalenderen vist i foregående bilde.

kalender for advokatkontor

Online kalendere gir mulighet for deling av kalendere. Hele kontoret deler masterkalenderen og kan se kalendere for andre medarbeidere for å se alle kommende avtaler og se etter konflikter. Du kan også fjerne markeringen av kalendere for å forenkle visningen og bare se oppgavene og hendelsene dine eller de tilsynsadvokatene dine har.

Tickler-systemet for advokatkontorer

Hvis du bruker kalendersystemet (se foregående avsnitt), kan du sette opp et tickler-system (et system som "kiler", eller jogger, hukommelsen) som automatisk varsler deg når noe må gjøres innen en viss tid. Med antall ting som skjer på et advokatkontor og antall ganger du blir avbrutt på en dag, selv om du har et eksepsjonelt minne, vil du ikke kunne følge med på alt du trenger å gjøre.

For å være sikker på at du fullfører en viss handling innen den dagen den skal, må du følge med på mer enn bare de endelige fristdatoene. Så, du deler hvert prosjekt i mindre biter. Så kiler du disse mellomoppgavene, og gir deg selv nok tid til å oppnå det du trenger å gjøre før du gir det til advokaten å gjennomgå, revidere eller på annen måte håndtere før den forestående endelige fristen.

Du kan bruke en eller alle følgende metoder for å produsere et pålitelig tickler-system.

  • Angi frister på kontorets hovedkalender med passende ledetid. Så hvis noe skal komme den 15. i måneden, legger du også inn en påminnelsesoppføring den 10.. Bruk et dokumentkontrollregister for å spore tidsfrister. I dette systemet gir du et dokumentkontrollnummer til hvert dokument som forlater eller kommer inn på kontoret. Deretter lager du et register som viser statusen til alle dokumenter etter deres kontrollnummer, som du konsulterer regelmessig for uferdige forretninger og nærmer frister. Legg merke til frister ved bruk av en tickler-fil (også kjent som en spenningsfil). Hvis du vil være helt sikker på at du aldri går glipp av en tidsfrist, kan du supplere styringssystemet ditt med en papirbasert tickler-fil. Du oppretter 31 separate filmapper for dagene i den aktuelle måneden, 31 separate filmapper for dagene i neste måned, og 12 filmapper for månedene i året. Deretter lager du en kopi av første side i hvert dokument som krever svar eller handling. Disse sidene går inn i filmappen i en dag som er fem eller ti dager før handlingsfristen. Alt du trenger å gjøre er å sjekke tickler-filen hver morgen og legge inn de nødvendige handlingene på din personlige arbeidsplan eller oppgaveliste.

Nøkkelen, selvfølgelig, for noen av disse metodene er å sjekke dem daglig og å ha et personlig tickler-system du kan overføre informasjon til. Hvis du for eksempel vet at du er ansvarlig for å samle informasjon som skal brukes til å svare på avhør som skal komme på slutten av uken etter, vil du krysse av for dette prosjektet mye tidligere i din egen kalender enn det vises på masterkalenderen. Tickleren gir deg god tid til å samle informasjonen og presentere den for din tilsynsadvokat i tide for at svarene skal bli utarbeidet, gjennomgått, signert og sendt.

Individuelle ticklers er også ganske nyttige hvis du uventet er ute av kontoret og en annen person må håndtere noe av arbeidsmengden din midlertidig. Med din forferdelig organiserte tickler i hånden, vil din medarbeider ikke være i tvil om hva som er oppnådd og hva som gjenstår å gjøre.

Få det skriftlig: Oppgavelisten

Fra tickler-systemet (se foregående avsnitt), går du til den daglige oppgavelisten, som ikke overraskende er en liste over alle tingene du trenger å oppnå den dagen, overført fra tickler-systemet. Du vil definitivt lage en for deg selv hver dag, og du må kanskje lage en daglig oppgaveliste for advokaten din.

Hver enkelt arbeidstaker i et advokatkontor bør ha en egen oppgaveliste. Denne listen kan være en håndskrevet liste over ting du kan gjøre i dag, som krever en daglig gjennomgang av pågående arbeid og prioriteringer, eller det kan være en lignende liste som er lagret i datamaskinen. Ulike medarbeidere kan bruke forskjellige typer lister. De beste listene er de som ikke viser mer enn du kan gjøre på en dag, og som prioriterer aktivitetene dine slik at du vet hva du trenger å gjøre først. Du kan enkelt prioritere listen ved å utpeke hver aktivitet med en A, B eller C. Du gjør alle A-aktivitetene først, deretter Bs og til slutt C-ene. Alt du ikke fullfører en dag, fortsetter listen over neste dag, sannsynligvis med en høyere prioritering enn før.

Følgende figur viser hvordan en oppgaveliste ville se ut for fredag ​​4. august, basert på eksemplekalenderen (se foregående bilder) med noen få oppgaver i siste øyeblikk lagt til i.

huskeliste for paralegal

I tillegg til hendelsene som er oppført på master og individuelle kalendere, vil selvfølgelig advokaten din overvåke deg andre daglige oppgaver. Når du får en oppgave, skriver du den på kalenderen og / eller oppgavelisten med en gang, sammen med de nøyaktige instruksjonene fra advokaten. Beregn tiden det gjelder, og skriv inn eventuelle frister. Ta en titt på fjerde oppføring i figuren for et eksempel.

Å huske alt om et oppdrag ville være en utfordring selv om du aldri opplevde et avbrudd, men dessverre er de fleste ikke så heldige! De fleste advokatkontorer er et mas med konstant aktivitet. Det siste du vil gjøre er å kaste bort arbeidsgiverens tid ved å be om å få en oppgave gjentatt, så få det hele ned første gang: ta skriftlig merknad eller tekst, eller send informasjonen via e-post til deg. Hvis instruksjonene er uklare, still spørsmål til du føler deg komfortabel med oppgaven.

Hvis du holder oppgavelisten din med deg gjennom dagen (i skriftlig form eller på telefonen), har du bevis på at oppgaven din er til syne til enhver tid. Du kan lett bli distrahert og miste synet av hva du gjør, spesielt når du forsker eller til og med gjør noe enkelt som å søke etter et dokument i en fil. Du sparer mye tid hvis du bare trenger å se på notatene dine for å minne deg om formålet ditt.

Å sjekke av fullførte aktiviteter på listen din er en av de beste følelsene i verden! Når du krysser av for ting, kan du føre en logg over hvor mye tid du brukte på hvert element og navnet på klienten, slik at du vil være forberedt på fakturering når tiden kommer (se neste avsnitt). På slutten av hver dag må du bare gå gjennom listen for å se hva du er ferdig med og hva som gjenstår å gjøre. Hvis du er i en aktivitet som du ikke kan fullføre, må du merke deg hvor du er på oppgavelisten din neste dag og legge bort filen - dette tømmer rotet fra skrivebordet og gir deg en start- off point for neste dag.

Oppgavelistene dine er viktige dokumenter, så du må lagre dem for senere referanse. Du kan oppbevare dem kronologisk i en utvidbar fil, eller du kan oppbevare listene i en innbundet notisbok for dagsplanlegger eller tre-ringperm.

Fortsetter konto: faktureringssystemer

En advokattid kan faktureres klienten til en timepris som er lavere enn advokaten, så du må følge med på hvert minutt du bruker på å jobbe med klientens sak. Du må deretter gi dokumentasjon på tiden din til avdelingen for kundefordring i firmaet slik at den kan generere fakturaer. Du må følge med på tiden din, selv om kontoret håndterer en klient på en beredskapsavgiftsbasis (der en advokat får betalt ved å motta en del av klientens oppgjør). På den måten har du et regnskap i faktureringspostene hvis det noen gang er spørsmål om hvilke oppgaver du har utført for en klient og når.

Hvis du er avdelingen for kundefordringer, samt advokatkontoret, må du generere fakturaer til klienter i en bestemt tidsplan. Faktureringsprosessen innebærer å registrere fakturerbare timer og gebyrer, sammenstille timene og gebyrene fra klienten, opprette en faktura for hver klient og holde oversikt over ubetalte saldo.

Innspillingstid

Tid er elementet i advokatens inventar som har en direkte dollarverdi, så en advokatpraksis bør følge med på det akkurat som en smykkebutikk holder rede på diamantene sine. Det finnes en rekke kommersielle systemer som holder oversikt over tid, noen datastyrte og noen manuelle. Noen av de mest populære regnskapsprogrammene, for eksempel QuickBooks og Peachtree, inneholder stoppeklokker som du kan angi mens du utfører en fakturerbar aktivitet for å holde oversikt over tiden din. Programmet beregner deretter verdien av aktiviteten basert på fakturerbar rate per time, knytter tiden til en bestemt klient og holder oversikt over den til du er klar til å fakturere klienten. Du trenger imidlertid ikke spesiell programvare. De fleste tekstbehandlingsprogrammer har fakturamalene og flettefunksjonene du trenger for å sette opp en faktureringsprosedyre.

Uavhengig av hvilket medium du bruker, holder både du og advokaten oversikt uavhengig av tiden du bruker på hver oppgave for hver klient gjennom hele måneden. Selv om du bruker et program som registrerer tid for deg, er det lurt å holde oversikt over tiden din i din personlige kalender eller oppgaveliste. Du kan også følge med på oppgavelisten din om hvor lang tid du bruker på telefonen, som vist i den sjette oppføringen i foregående figur.

På den utpekte månedlige faktureringsdagen vil avdelingen for kundefordring hos firmaet enten overføre aktivitetene dine til fakturaer i regnskapsprogramvaren, eller du vil sende inn en kronologisk liste over oppgavene du har utført for hver klient. Hvis du er ansvarlig for fakturering, vil du sammenstille fakturerbare timer og gebyrer for hver klient, utarbeide fakturaer og vanligvis sende dem til advokaten for godkjenning før du sender dem ut.

Opprette fakturaer

Opptakstid nøyaktig er det første viktige trinnet i driften av et lønnsomt advokatkontor. Det andre viktige trinnet er å fakturere kundene for denne tiden. Den mest effektive metoden for å sende ut regninger i tide er en forenklet tilnærming. Faktureringsprosedyrer varierer mye, avhengig av størrelse og type praksis og antall kundefordringer firmaet har. Noen firmaer kan ha en avdeling som kun er dedikert til fakturering; andre kan bruke et uavhengig firma for å forberede faktureringene. Små firmaer stoler vanligvis på paralegal for å utføre denne oppgaven.

Den enkleste måten å administrere kundefordringer i de fleste advokatkontorer er gjennom et regnskapsprogram. De mest populære programmene, for eksempel QuickBooks og Peachtree, lar deg beregne tid, registrere tid, legge inn gebyrer og andre kostnader og opprette fakturaer. Du kan legge inn tid manuelt gjennom et timeliste, eller du kan ha programvaren rekordtid for deg med det integrerte stoppeklokken. Du gir programvaren en detaljert beskrivelse av aktiviteten, knytter den til en bestemt klient, oppgir timepris, og programvaren lagrer informasjonen til du er klar til å fakturere. Du kan også knytte arkiverings- og registreringskostnader og andre fakturerbare kostnader til en klient når du registrerer firmaets betaling av disse gebyrene i regnskapsprogramvaren. Når du er klar til å sende ut periodiske fakturaer, trekker du bare fakturaformularet, skriver inn kundens navn og klikker på en knapp. Programvaren gir deg alle timer og avgifter tilknyttet klienten. Du velger de du vil fakturere og - abracadabra! - fakturaen vises. Så enkelt er det. Hvis du regelmessig jobber med å legge inn tid og gebyrer i regnskapsprogramvaren, kan det ta bare noen få timer å gjennomføre periodiske faktureringer!

Det elektroniske innholdet inneholder et eksempel på timelister og den resulterende fakturaen som genereres av QuickBooks-programvaren.

Et sted for alt: filhåndtering

En ting er sikkert: Advokatkontorer genererer mange papirdokumenter. Så å sette opp og bruke et godt organisert arkivsystem er avgjørende for god advokatkontorstyring.

Vedlikeholde et arkiveringssystem

Odds er advokatkontoret du jobber for vil allerede ha et effektivt arkiveringssystem når du er ansatt. Store firmaer lagrer sannsynligvis de fleste dokumenter digitalt ved å skanne dem og lagre dem på serverne sine, men det kan hende at de fortsatt må henge på originaldokumenter, så et papirbasert arkiveringssystem er også nødvendig. Hovedformålet med et arkiveringssystem er å gjøre viktige papirer umiddelbart tilgjengelig. Generelt holder advokatfirmaer filer i alfabetisk rekkefølge av klienten, men noen firmaer bruker et numerisk system. Selv om det å tilordne tall til klienter krever en krysshenvisningsindeks (vanligvis holdes på datamaskinen), er tallsystemet nyttig fordi det gir en måte å aldre saker kronologisk og gjør innlevering av avsluttede saker mye enklere enn et alfabetisk arrangement. Fargekodede etiketter eller mapper hjelper deg med å skille typer saker, og fargede prikker eller andre symboler identifiserer om en klients sak er i før-rettssak, rettssak eller etter rettssak.

Organisering av dokumenter i en filmappe

I tillegg til et system for lagring av filer, trenger du også en måte å ordne papirer på i en fil. Den enkleste fremgangsmåten er å plassere filens dokumenter i kronologisk rekkefølge med den nyeste informasjonen på toppen. Dette systemet gjør det enkelt å installere, men når filen vokser, blir dens tidligere innhold mindre tilgjengelig. Derfor holder de fleste kontorer som bruker den kronologiske metoden også logg på filen som en indeks, vanligvis festet til den indre venstre side av mappen. Vedlikehold av indeksen krever ekstra tid for den som fører tilsyn med filene, men gjør det lettere å finne spesifikke dokumenter.

Et annet system er å dele opp mappen i emneområder. Denne metoden krever at advokatkontoret skal bestemme hvor et arkivert dokument skal gå, men det eliminerer å måtte logge et dokument hver gang du tar det ut eller legge det inn. Dette systemet er nyttig for advokaten og paralegal fordi en fil organisert av emnet gir grunnlaget for rettssaken notatbok som advokaten og advokaten stoler på under rettssaken.

Hvilke fagområder du vil velge i denne typen systemer varierer avhengig av type sak. For eksempel i en personskadesak kan du organisere filen i henhold til følgende emner:

  • Informasjon om inntak (klientintervju; faktautredning; bilder) Innledende påstander (innkalling og klage; responsive påstander) Oppdagelse avsetninger merknader Korrespondanse Merknader

Emneområder i en fil for innenlandske relasjoner vil mer sannsynlig omfatte følgende:

  • Innledende påstander (stevning og begjæring; varetektsansvar, svar) Midlertidige ordre Oppdagelse Økonomiske erklæringer og støtteark Eiendomsdeling merknader Korrespondanse Merknader

Lagring av gamle filer

Det er ingen lov som sier at du må føre lukkede saksmapper, fordi retten opprettholder den juridiske journalen. Men det er noen få grunner til å henge på gamle filer:

  • Lukkede saker kan være verdifulle referanseverktøy for nye saker. Gamle saker kan gjenåpne, spesielt i tvist mellom innenlandske forhold. Noen ganger ber en klient om informasjon som finnes i en gammel saksfil.

Så de fleste advokatkontorer oppbevarer saksmapper på ubestemt tid, spesielt hvis de har plass. For å spare plass i arbeidsområdet og gjøre ofte brukte filer enkle å komme til, inneholder hovedfilskapene bare filer for pågående saker. Du kan skanne dokumenter og lagre dem online og / eller oppbevare filer for lukkede saker på et praktisk sted, enten på kontoret eller i et eget lagringsanlegg. I de fleste lovpraksiser forblir størrelsen på det aktive filsystemet konstant, men det lukkede filsystemet fortsetter å vokse over tid.

Hvis du organiserer dine aktive filer alfabetisk, er det sannsynligvis en god ide å bytte til et numerisk system for lagring av lukkede filer. Numerisk arkivering lar deg bokse opp lukkede filer og unngå konstant stokking av filer når du trenger å arkivere nylig lukkede filer alfabetisk.