1. ProgramvareMicrosoft OfficeSharePointSharePoint Nettstedsstyring

Av Rosemarie Withee, Ken Withee

Styresett har fått en slags dårlig rap, delvis på grunn av sin tilknytning til de siste års bankskandaler. Folk hører ordet og blir alle ekle og engstelige, spesielt når noen foreslår styring som påvirker dem. Men en godt utformet SharePoint-styringsplan for nettsted handler ikke om å begrense mennesker; faktisk inneholder den akkurat nok detaljer til å sikre et visst nivå av konsistens og tilsyn. Styring av nettsteder handler om personene, retningslinjene og prosessene som lager nettstedet ditt. Styringen din hjelper deg med å finne ut hvordan du bruker alle de beste nye SharePoint-funksjonene.

Feil er ikke et alternativ (heller ikke ser bort og plystrer)

En av Microsofts viktigste drivere av SharePoint-produktene var målet å legge mer kontroll og konfigurasjon i hendene på brukerne; SharePoint ble designet for å være The Platform of the People.

Og folk, som du sikkert har lagt merke til, har en tendens til å være uforutsigbare. Så SharePoint + Human Nature = Kaos. Før eller senere vil en ukontrollert spredning av nettsteder og underseter, måter å gjøre ting på, måter å tagge og bruke metadata på, og måter å administrere dokumenter på føre til en veldig uhåndterlig SharePoint-installasjon. Å prøve å identifisere og implementere styring på dette punktet kan være en øvelse i frustrasjon.

Dette er en lang måte å si at du må ta opp styring før eller senere. Ta dette rådet: Gjør SharePoint-styring høyt prioritert og start nå.

Få kjøp og support av ledere

Vellykkede styringsplaner har vanligvis en god synlighet for å støtte og kommunisere dem. Så finn en leder å kjøpe seg inn. Du har ikke så vanskelig tid på å gjøre saken til ledelse; de har allerede investert i en kraftig SharePoint-plattform, og det er sannsynligvis støttefunksjoner som er avgjørende for at organisasjonen skal lykkes. Opprett lederstøtte og verve støtten for å drive dannelsen av og deltakelse i styringsutvalgets aktiviteter.

Å bygge en effektiv styringsgruppe

IT-teamet dominerer ofte styringsutvalg; de må administrere serverplass, håndtere sikkerhetsgrupper og implementere ny funksjonalitet. Dette er god motivasjon for å formalisere mye av det de gjør med SharePoint. Men et styringsutvalg som helt eller delvis består av IT-ressurser vil ikke få deg dit du trenger å være.

I tillegg til den utøvende sponsoren din, bør din styringsgruppe representere en mangfoldig blanding:

  • Inkluder representanter fra virksomheten. Informasjonsarbeiderne som bruker SharePoint hele tiden, er ofte i beste posisjon til å produsere realistiske styringspolitikker og også identifisere styringshull. Inkluder representanter fra alle samsvarsområder. De kan gå inn for styring som fremmer overholdelse av regelverk som påvirker virksomheten din. Rekrutter folk fra bedriftskommunikasjon og opplæring. Disse menneskene er godt rustet ikke bare til å adressere styring på områder som merkevarebygging, men kan også hjelpe med å lage en plan for å offentliggjøre styringsvedtak og gi organisasjonsendringsledelse for å støtte disse beslutningene.

Finne riktig nivå

Ikke prøv å identifisere og adressere alt noen kan gjøre med SharePoint; gi rekkverk for å styre brukerne dine i de passende tingene å gjøre eller for å unngå. Disse tingene varierer etter organisasjon; det er ingen magisk liste over hva du skal adressere. (Større organisasjoner har en tendens til å trenge mer styring enn mindre organisasjoner.)

Over tid vil din styringsgruppe avdekke områder som trenger styring, og dette vil bli hjulpet sammen hvis du allerede har en klar prosess på plass for å foreslå, evaluere og gjennomføre styring når og hvor behovet oppstår.

Din, min, vår: avgjøre hvem som eier hva

Start en styringsinnsats ved å tenke på hvem: Hvem kan gjøre hva? Hvem eier hva? For eksempel kan du starte med å identifisere hvem som kan tilby nettsteder på toppnivå og hvem som kan tilby abonnement. Eller hvem som skal bestemme hvor visse typer dokumenter hører hjemme. Eller hvem som bestemmer hva som fortjener en ny innholdstype (og hvem som eier endringene til den).

Hvis du har global navigasjon, kan du identifisere hvem som bestemmer hva som går der. Og så videre. Hvem vil foreslå hvordan, slik at du kan vurdere det neste.

En av favorittøvelsene våre er å projisere hjemmesiden på skjermen for din styringsgruppe. Spør deretter hvem som har myndighet til å oppdatere siden. Fordi hjemmesiden vanligvis lenker til så mange andre sider, fører den naturlig nok diskusjonen inn i andre områder av portalen som trenger eierskap.

(Re) Besøk på policyer for sosiale nettverk

Hvis du har en plan for sosiale medier, kan det ha blitt utviklet for å styre eksterne sosiale nettverksverktøy; Hvis dette er tilfelle, må du gå tilbake til det i forbindelse med SharePoint.

Da sosiale medier, for eksempel direktemeldinger, begynte å bli gjennomgripende, svarte mange selskaper med å låse Internett-tilgang til disse applikasjonene av frykt for hva ansatte vil si og hvor mye tid de kaster bort med å bruke dem. På samme måte ble internettsamtaler og wikier behandlet med mistanke, og alle slags selskapsregler og -forskrifter reiste seg rundt dem, noe som gjorde mange bedriftsintranett mer som fengsler. Over tid utviklet noen selskaper styring rundt når og hvordan ansatte brukte eksterne sosiale nettverk på selskapstid eller ved å bruke firmanavnet. Målet var å holde alle fokusert på dokumenter og data og minimere mellommenneskelig utveksling.

Etter hvert anerkjente fremadstormende organisasjoner at aktivt tilrettelegging av uformelle samhandlinger mellom enkeltpersoner kunne være til nytte for organisasjonen ved å effektivisere utvekslingen av informasjon, avdekke skjulte bassenger av ekspertise og (å forresten) anerkjenne at mennesker er sosiale skapninger som trenger en en viss grad av menneskelig kontakt for å føle seg lykkelig på jobben.

SharePoint integrerer komponenter av de sosiale mediene som brukes i den virkelige verden på arbeidsplassen. Og muligheten for at ansatte ikke bare kan få kontakt med sine jevnaldrende, men også bruke et bedriftssanksjonert verktøy (SharePoint) for å følge kollegers aktiviteter (via live feeds og Twitter-lignende statusoppdateringer for mikroblogging), utveksle meninger med jevnaldrende (via sosial tagging og rangeringer) og poolinformasjon (wikier) representerer en betydelig endring fra eksterne sosiale medier. Så hvis du har en spesifikk styringspolitikk rundt sosiale medier, kan du gå tilbake til den i forbindelse med intern kommunikasjon. Du vil sannsynligvis oppleve at du trenger en helt ny strategi.

Design og merkevarebygging

Enten SharePoint er en intern portal eller et offentlig vendt nettsted, skal grensesnittet gjenspeile bedriftens image, presentere et visst nivå av designintegritet og gi brukerne et konsistent navigasjonsskjema som hjelper dem å finne veien rundt.

Styringsplanen din skal adressere utseende og hvordan ting som global navigasjon vedvarer på nettstedet ditt.

Filbehandling

Metadata, innholdstyper og taksonomier (oh my!) Kan bidra til å redusere pesten med overflødig men litt annerledes informasjon.

For å utnytte innholdsstyringen for SharePoint-installasjonen, oppfordrer du til konsistens rundt metadata og hvordan ting er tagget. Innholdstyper er en flott måte å sikre at et kjernesett med koder konsekvent brukes på lignende innhold, noe som gjør innholdet enklere å finne, enklere å bruke og lettere å filtrere. Så identifiser viktige metadata som må formaliseres via innholdstyper og brukes på SharePoint-nettsteder, og utvikle styring rundt dem.

Gjenbruk av nettdeler

En flott funksjon ved SharePoint er det faktum at noen kan lage en virkelig nyttig Web Part og deretter eksportere og importere den for bruk et annet sted. Mange tredjeparts webdeler er tilgjengelige for nedlasting på nettet. Dessverre inneholder noen webdeler skadelig kode som kan utgjøre sikkerhetsproblemer eller bare ikke fungerer som annonsert. På samme måte kan til og med noen internt utviklede webdeler presentere problemer hvis de tillater brukere å konfigurere dem. Når du er klar til å bruke en tredjeparts Web Part, må du se på et anerkjent selskap med mye SharePoint-ekspertise.

Webdeler må utsettes for kontroller før de legges til SharePoint-nettstedene dine. Utvikle styring rundt hvordan de er testet og godkjent, hvordan endringskontrollprosessen ser ut og hvordan de er løslatt og gjort tilgjengelige.

Å holde ting oppdatert: administrasjon av nettoperasjoner

Web Operations Management er stell og fôring av SharePoint-nettsteder. Du kan synes det er lett å tenke på SharePoint-nettsteder som prosjekter med definerte begynnelser, mellomrom og ender. Men i virkeligheten er de mer organiske enn det. Nettsteder er som levende enheter, som vokser og endrer seg over tid. I likhet med dekorative hekker krever de beskjæring og vedlikehold, eller så kommer de ganske raskt ut av kontroll.

Jo mer trafikk nettstedet ditt ser, desto viktigere er det å holde seg oppdatert på vedlikeholdet. Web Operations Managers bruker beskjæringssaksene som former SharePoint slik at de reflekterer selskapets strategiske visjon og tekniske mål, samtidig som de sikrer at ting som å bekrefte at lenker fremdeles fungerer eller identifisere og slette irrelevant eller utdatert innhold. Du må utpeke noen med en grønn tommel for å beskjære og vanne SharePoint-nettstedet.

  1. ProgramvareMicrosoft OfficeSharePointHvordan bygge en SharePoint PowerApp

Av Rosemarie Withee, Ken Withee

PowerApp for å jobbe med SharePoint-listen
  1. ProgramvareMicrosoft OfficeSharePointHvordan dele og følge SharePoint-nettsteder

Av Rosemarie Withee, Ken Withee

Det er enkelt å følge et SharePoint-nettsted og motta oppdateringer om hva som skjer på det nettstedet. Med den siste utgivelsen av SharePoint er alternativet så enkelt som å klikke på et stjerneikon på hovedsiden på et SharePoint-nettsted, som vist.

SharePoint-stjerneikon

Hvis du bruker SharePoint Mobile App, er stjernen bare et trykk unna, som vist i figuren nedenfor.

SharePoint Mobile stjerneikon

Når du følger et SharePoint-nettsted, vil det vises på SharePoint-dashbordet ditt - hoveddashbordet du ser når du logger deg på Microsoft Office 365 og klikker på SharePoint-appen. Du kan alltid komme tilbake til dashbordet ved å klikke på appmenyen (vaffelikonet øverst til venstre på skjermen) og klikke SharePoint.

Når du følger et nettsted, vil du motta alle nyheter og oppdateringer og aktivitet på SharePoint-dashbordet ditt. I figuren nedenfor kan du se at vi følger SharePoint For Dummies-nettstedet, og under "Nyheter fra nettsteder" ser vi en ny nyhetsartikkel ble lagt ut.

SharePoint fulgte siden

Hvis du bruker SharePoint Mobile-appen, vil du se en kategori Nyheter på hovedskjermen. Denne fanen viser alle nyhetene og aktivitetene fra nettstedene du følger. Nyhet-fanen vises her.

SharePoint Mobile News-fanen

Den samme nyhetsartikkelen som ble vist i nettleseren tidligere, vises også her i SharePoint Mobile App. Dette er et tilbakevendende tema. SharePoint Mobile-appen viser det samme innholdet du vil finne når du bruker SharePoint i nettleseren din. Det er bare en mobilversjon designet for å være enklere å bruke på små enheter.

Office 365 SharePoint-dashbordet vil bare være tilgjengelig hvis du bruker SharePoint som en del av Office 365. Hvis du bruker SharePoint On-Premises, kan du ta kontakt med IT-avdelingen for å finne ut om det er et konsolidert nettsted de har for varsler og aktivitet.

Slik konfigurerer du varsler for SharePoint

I tillegg til å følge et nettsted, kan du også sette opp varsler for andre områder av SharePoint. For eksempel lagres dokumenter i en spesiell SharePoint-containerapp kalt et bibliotek. Dokumenter-appen som vises på venstre navigasjon på ditt standard Team-nettsted er et eksempel. Varsler er en flott måte å følge med på endringene lagkameratene gjør i dokumenter og gjenstander.

Du må ha en e-postadresse konfigurert i SharePoint-profilen din for å motta varsler. Hvis SharePoint-serveren din er lokalisert i nettverket ditt, er det vanligvis ikke noe problem. Imidlertid kan det hende at Office 365 ikke er integrert med nettverks- og e-postinformasjonen din. I disse situasjonene kan administratoren din enten konfigurere e-postadressen manuelt eller gi deg tillatelse til det.

Følg disse trinnene for å konfigurere et varsel for innhold i Dokumenter-appen:

Varsle meg i SharePointNytt SharePoint-varsel

Du trenger tillatelsen Opprett varsler for å opprette varsler. Denne tillatelsen gis vanligvis med ut-av-boksen-konfigurasjonen av SharePoint-gruppens medlemmers medlemmer.

Når brukerne sier at de trenger en arbeidsflyt for å motta varsel om endringer i prosjektfiler, kan du prøve et varsel først. Du vil bli overrasket over hvor ofte varsler gir alternativene som trengs.

Hvis appen din har en personlig eller offentlig visning som inkluderer et filter, kan du abonnere på endringer i akkurat det visningen. Si for eksempel at du vil bli varslet via tekstmelding når et element i en Problemsporing-app har prioritet satt til Høy. Du vil opprette en visning som filtrerer appen for problemer med høy prioritet. Velg den filtrerte visningen i avsnittet Send varsler for disse endringene når du oppretter et varsel, og du vil motta varsler når elementer oppfyller filterkriteriene.

Slik administrerer du varsler for SharePoint-nettsteder

Du kan alltid gå tilbake og justere varsler. Når du klikker på ellipsen (vist tidligere i figur 10-5), kan du velge Administrer varsler og redigere alle varsler du allerede har opprettet. Denne knappen tar deg til en enkelt side i stedet for å navigere til hver app der du har satt et varsel. Følgende figur viser siden Mine varsler.

Behandle SharePoint-varsler

Følg disse trinnene for å administrere alle varslene du har på et gitt nettsted og endre eller slette dem:

  1.  Bla gjennom en app der du for tiden abonnerer på et varsel.  Velg Administrer mine varsler i rullegardinmenyen ellipsis. Mine varsler på dette nettstedet vises.  Velg riktig varslingsnavn-kobling. Rediger varselet på dette nettstedet vises med alle alternativene du har sett da du opprettet varselet første gang. Endre innstillingene som ønsket. Har du ikke satt varselet til å begynne med? Du kan fremdeles lese gjennom innstillingene og endre valgene (se trinnene foran). Endringene dine påvirker ikke alarminnstillingene for andre hvis varselet ble opprettet for flere brukere på samme tid.  Klikk OK for å endre varselet med de nye innstillingene, eller Slett for å slette varselet. Hvis du sletter et varsel som ble opprettet for deg, slettes ikke varselet fra andre brukere som er i gruppen varselet ble opprettet for. Hvis du er administrator for nettstedet, kan du administrere varslene til alle på nettstedet ved å klikke på koblingen Brukervarsler i delen Administrasjon av siden Nettstedinnstillinger.

Når hendelsen som samsvarer med varselet ditt - for eksempel klokkeslett eller sted for en kalenderhendelse endres - får du en e-post i innboksen. E-postvarslingen du mottar er basert på en mal. Disse malene kan endres av administratoren din, slik at de kan sørge for mer detaljering.