1. Karrierer Paralegals rolle i å lage prøveblokk
Paralegal Career For Dummies, 2. utgave

Av Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Selv før du vet om klientens sak skal gå til rettssak, bør advokatkontoret ditt begynne å utvikle en prøvebok (som inneholder all informasjon og dokumenter som er relevant for en klients sak). Gjør ingen feil med det: De beste advokatfirmaene får hoppet på forberedelse av tidlig rettssak, og paralegal spiller en grunnleggende rolle i den prosessen.

Det handler om forberedelse og organisering. En god prøvebok har verktøyet enhver advokat trenger for å være en vinnende profesjonell.

Det første du gjør når du gjør deg klar til å sette sammen en prøvebok, er å lese klientens fil fra perm til perm for å få et godt grep om alle fakta om klientens sak. Når du går gjennom filen, registrerer du notater om alt som ikke gir mening eller som krever fremtidig oppfølging. Vær oppmerksom på hva som ikke finnes i filen, for eksempel medisinske eller andre ekspertvitnerapporter, laboratorierapporter og så videre. Hold et skarpt øye med alt som kan hjelpe deg med å finne vitner, og noter navn, adresser og annen identifiserende informasjon.

Når du har tak i fakta om klientens sak, organiserer du informasjonen på en logisk måte, slik at din tilsynsadvokat ikke fomler gjennom en masse informasjon for å finne saksinformasjon mens du jobber med saken på kontoret eller rettssalen.

Testnotatbøker kan være papirbaserte, elektroniske eller en kombinasjon av begge deler. Vi skisserer prosessen for å sette sammen en papirnotisbok her, men mange advokatkontorer bruker programvare og apper for prøveversjon av bærbare PCer slik at de får tilgang til informasjon på en bærbar PC eller et nettbrett. Elektroniske notatbøker kan integrere juridiske forskningsprogrammer på nettet og kan gi mulighet for at det vises bevis på rettssalmonitorer. Selv om du er helt avhengig av elektronisk dataorganisasjon, kan du skrive ut en kopi av den bærbare datamaskinen for prøve eller mekling, i tilfelle du får problemer med Wi-Fi eller internettforbindelse.

Å ordne prøveboka er liksom å sette sammen et bindemiddel til den første dagen på videregående da du måtte gjøre oppdelinger for alle klassene dine. Slik bygger du det:

  1.  Få et tre-ringperm bredt nok til å inneholde mengden dokumenter du forventer å samle og organisere i løpet av sakens levetid. Vanligvis, jo større sak, desto større er bindemiddel.  Få delere med store faner og merk dem for de forskjellige delene av prøvebok. Disse seksjonene følger omtrent rekkefølgen på hendelsene i saken når den spiller ut i retten og inkluderer vanligvis følgende: Sivile påstander / siktede dokumenter Pre-Trial Motions Jury Selection / Voir dire Examination Åpningserklæring Vitner (direkte undersøkelse, krysseksamen, tilbakevisning) Liste over utstillinger Juryinstruksjoner Avslutningsargument bevis Juridisk myndighet Prøvenotater Bevegelser etter rettsaken Diverse  Ta med en sjekkliste for prøveforberedelser foran på den bærbare PC-en. Figuren viser en prøveliste for utarbeidelse av en prøve for en straffesak som du kan bruke til å veilede måten du samler bevis og lagrer den i dine filer. Personen som er ansvarlig for å samle hvert dokument initialiserer arket når det kommer til prøvebok.  Sett inn saksdokumenter i de aktuelle delene av den bærbare maskinen.
prøveforberedelsesliste

Som rapporter, vitneforklaringer og lignende filtrerer inn på kontoret, bruker du en markør eller markør for å merke deg følgende informasjon for hvert dokument:

  • Hvem: Navn, adresser og telefonnummer Når: Datoer og tidspunkter Hva: Oppdagbart materiell og fysisk bevis Hvor: Steder (for kart, bilder og lignende)

I påvente av rettssaker og andre rettslige prosedyrer, må du utarbeide blanke dokumenter før rettsaken starter. Hvis advokaten trenger å komme med et forslag eller foreslå juryinstrukser i retten, kan advokaten gjøre det veldig raskt både muntlig og i skriftlig form. Når du har disse dokumentene klare på advokatens bekjentgjørelse, blir du veldig profesjonell.

Forberedelse av prøvebøker inkluderer også organisering av bevis. Som paralegal må du sørge for at hver eneste gjenstand er klar til produksjon under prøve, sammen med nødvendig underlagsdokumentasjon. Vanligvis fullfører du bevisorganisasjonen sammen med prøveboken. Du kan lagre bevisene på din side elektronisk eller i mapper og esker og samle det på ett sted for sikkerhetsoppbevaring. Hver bevisførsel består av originalen, eventuelle nødvendige kopier og notater om historien, inkludert hvordan og når den ble funnet, hvordan den ble håndtert fra oppdagelsen til rettsdagen, og navnene på personene som var involvert i hvert trinn . Du bør deretter indeksere bevisinnsamlingen slik at advokaten straks kan få tilgang til ethvert nødvendig bevismateriale.

  1. KarriereParalegal Document Drafting: The demand letter and klage
Paralegal Career For Dummies, 2. utgave

Av Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Som paralegal, må du gjøre deg kjent med alle typer dokumenter som er relevante for rettsutøvelsen. Når du utarbeider dokumenter, inkludert kravbrevet og den juridiske klagen, bør du først konsultere advokatfirmaets formbøker eller dokumentfiler for prøver.

Etter at du har lagt inn et dokument i kontorets skjemafildatabase, plasserer du en kopi av dokumentet i dokumentfilene for fremtidig referanse.

Eksempeldokumentene her følger Colorado-regler, som, i likhet med de fleste stater, ligner de føderale reglene. Som paralegal bør du se på statens regler for å finne ut de nøyaktige formatene som staten krever.

Format av etterspørselsbrev

Du finner et vell av regler, og til og med hele bøker, som er skrevet om riktige måter å formatere et brev på. Noen paralegals foretrekker å følge en streng struktur for å være fornøyd med at de gjør arbeidet riktig, og det er rikelig med materiale tilgjengelig i bokhandlere og biblioteker for å fylle dette behovet. For de fleste paralegals vil det imidlertid være nok å følge noen enkle regler, bruke god dømmekraft og ha stolthet over utseendet. Og stavekontroll er heller ikke dårlig!

Et godt etterspørselsbrev bør inneholde følgende faktainformasjon:

  • Faktaene rundt hendelsen som saksøker krever krav om oppgjør for Et forliksforslag med enten et bestemt dollarbeløp eller en spesifikk handling Tidsperioden som tiltalte må svare

Husk følgende retningslinjer for utseende når du setter sammen etterspørselsbrev:

  • Varier brevets marginbredde avhengig av størrelsen. Korte bokstaver: Gi veldig korte bokstaver brede venstre og høyre marginer (vanligvis 1,75 ″) med noen få ekstra linjer plassert før og etter datolinjen. Plasser bokstaven på boksen (adresse gjennom signaturlinjen) på sidens optiske senter, som er litt over det nøyaktige midten av siden. Medium lengde bokstaver: Gi mellomlange, en-siders bokstavsmarginer på 1,25 ″ til 1,5 ″ og litt mindre plass før datolinjen. Lange bokstaver: Gi lengre bokstaver på 1 side 1 ″ marginer til venstre og høyre. Plasser datolinjen to linjer under brevhodet, og begynn adresselinjen to linjer under datolinjen. Unngå å lage en foreldreløs signaturblokk på den andre siden av en bokstav. Ofte kan du passe på bokstaven på en side, men signaturblokken smitter noen ganger over på en annen side. For å unngå foreldreløs signaturblokk, kan du gjøre marginene bredere og tvinge noe av teksten (helst et fullstendig avsnitt) til den andre siden. Sett alltid en tykktarm etter honnørlinjen, selv om du bare bruker et fornavn, slik: Kjære frk. Gogetter: Kjære Ima: Ikke nummer den første siden, men nummer den andre og de påfølgende sidene i en hvilken som helst bokstav. Stilen og plasseringen av sidetall spiller ingen rolle, men kontoret har sannsynligvis en egen prosedyre, så husk å spørre hvordan de vil ha det. Begynn den gratis avslutningen med en stor bokstav og avslutt med et komma, som dette: Veldig virkelig ditt, Hilsen, Plasser omtrent fem linjer mellom gratis lukk og advokatens navn. Dette gir god plass til signaturen. Avslør identiteten til brevskriveren ved å presentere initialene sine i blokken etter signaturblokken. Bruk store bokstaver til forfatterens initialer og la tekstbehandlerens initialer være i små bokstaver. Hvis for eksempel Pat Paralegal oppretter et brev for Ima Gogetter, ville Pat skrive “IG: pp” etter signaturblokken.

Følg initialene med en uttalelse om det er vedlegg og om kopier er blitt sendt til andre. Plasser disse avsløringene under initialene og skyll med venstre marg. Her er et eksempel på slutten av et brev som inneholder vedlegg med kopiinformasjon (kopien som ble brukt til å stå for karbonkopier tilbake i gamle dager før datamaskiner og kopimaskiner; nå kan den stå for høflighetskopier):


IGG: pp
Innhegning
cc: Rip U. Awff, Esquire

Figuren nedenfor viser hvordan alle disse funksjonene samles i et eksempel på etterspørselsbrev til Worst Deals forsikringsselskap. (Du kan finne en kopi av etterspørselsbrevet på nettet.)

paralegal etterspørselsbrev

Gjør saken din: den juridiske klagen

Formatet på en klage (som i noen stater og i visse typer søksmål kalles en begjæring) varierer fra stat til stat, men alle klager bør inneholde en overskrift, tekst og et abonnement (advokatens signatur).

Fordi du personlig serverer en klage på tiltalte, inkluderer det ikke et postbrevsertifikat (en uttalelse som bekrefter at du har lagt dokumentet på en bestemt dato til en spesifikk adresse). Du fremlegger også et sertifikat for personlig service for retten.

Bildeteksten til en juridisk klage

Bildeteksten oppgir retten der søksmålet er anlagt, saksnummer, dokumentets navn og navnene på partene i saken. En linje på dokumentet skiller vanligvis bildeteksten fra klagen. Hver stat har et spesifikt format du bør følge for billedtekstene til juridiske dokumenter.

Tekst til en juridisk klage

Teksten til en klage må inneholde følgende elementer i form av nummererte avsnitt i den rekkefølgen de er oppført her:

  1. Et åpningsparagraf En erklæring om jurisdiksjon og verneting En uttalelse om de generelle anklagene mot tiltalte, som inkluderer de spesifikke elementene i lovbruddet og de resulterende skader En bønn for lettelse

Klagens åpningsuttalelse

Åpningsuttalelsen introduserer klagen og forklarer dens formål. Det juridiske samfunnet endrer langsomt formatet til å inkludere et tydeligere, mer presist språk som utelater unødvendige legaliteter. Gamle uttrykk som mens og hvorfor ikke vises så ofte som de pleide å gjøre. Selv den innledende frasen, som kommer til ære, "kommer nå saksøker, av og gjennom advokaten hans ..." viker for en mer ordlyd formulering, "Saksøkte, av sin advokat ..."

Etablere fester og jurisdiksjon

Det første nummererte avsnittet i teksten identifiserer vanligvis partene med navn og adresser og oppgir fakta for å støtte den påståtte jurisdiksjonen til og åsted for handlingen. For eksempel hvis saksøker bringer søksmålet i en føderal tingrett og er avhengig av mangfold av statsborgerskap for å gi domstolen jurisdiksjon, vil klagens innledende paragraf føre til at saksøkeren er statsborger i en stat, at tiltalte er borger i en annen stat, og at kontroversbeløpet overstiger 75 000 dollar.

Angir saken

Klagemyndigheten hevder i nummererte avsnitt uttalelser som presenterer saken i en logisk og sekvensiell rekkefølge. Det er en meningsforskjell på hvor mye detalj som trengs for å påstå fakta som saksøker baserer sin bedring. De føderale regler for sivil prosedyre (FRCP) og de fleste statlige regler har kommet langt fra gamle dager og krever svært lite saklige detaljer. Oppdagelsesprosessen utgjør vanligvis mange av de spesifikke fakta i søksmålet. I en uaktsomhetshandling, med påstand om at saksøkeren på et bestemt tidspunkt, på et beskrevet sted, skled og falt på gulvet i tiltaltes virksomhet, noe som resulterte i å knuse saksøkerens hofte, krevde ham å søke medisinsk hjelp og savne arbeid, og som resulterte også i påløpte utgifter med et spesifisert beløp er vanligvis tilstrekkelig.

Hvert ledd i klagen skal oppgi påstandene så kortfattet som mulig. En god retningslinje for deg å følge er å bare ta med en påstand per avsnitt.

Penger betyr noe: bønnen om lettelse

Klagen avsluttes med en bønn om lettelse eller ad damnum-klausul, som er en kort oppsummering av saksøkerens forespørsel. Denne uttalelsen kan være så enkel som, "Derfor krever saksøker dom mot innklagede i summen av To hundre femti tusen dollar ($ 250 000,00) med renter, advokatsalær og kostnader." Eller det kan bestå av flere sider med krav. Bønnen om lettelse kan også være mer uttalt slik: "Saksøker krever dom mot innklagede i et beløp som skal fastsettes på tidspunktet for rettssaken, inkludert renter, advokatsalær og omkostninger."

Den store finishen: Abonnementet

Abonnementet er advokatens signaturblokk. Det må inneholde advokatens navn, registreringsnummer, postadresse og telefonnummer. Mange stater krever også at saksøkerens navn og adresse vises overfor abonnementet.

I Kelley Klutz tilfelle har Worst Deal-forsikringsselskapet ikke svart på kravbrevet innen den angitte datoen, så Ima Gogetters paralegal, Pat, utarbeider en klage som den som er vist i figuren nedenfor. (Denne prøven klagen er også inkludert på nettet.)

paralegal klage

Se også “Paralegals rolle i å lage prøveblokk.”

  1. Karrierer Paralegal og Voir Dire
Paralegal Career For Dummies, 2. utgave

Av Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Det første trinnet i selve prøveprosessen for en juryprøve er juryvalg. Juryvalg hvitler nedover et stort utvalg potensielle juryleder til 6 eller 12 endelige juryleder og veksler gjennom en spørsmål-og-svar-prosess som kalles voir dire. Juryutvelgelse spiller en avgjørende rolle for å få en rettferdig og upartisk jury til rettsaken. Som paralegal bør du bistå din tilsynsadvokat med å utarbeide alvorlige spørsmål på forhånd til bruk sammen med jurypoolen, spørsmål som veldig godt kan være nøkkelen til utfallet av saken.

Tre hovedmål for voir dire inkluderer følgende:

  • Få frem informasjon om skjevhetene til potensielle jurister Utdanne juryen om saklige og juridiske begreper i saken Opprette en rapport med juryen

I viktige tilfeller kan firmaet ringe en spesialist for utvelgelse av juryer for å undersøke hele bassenget med potensielle juryledere, som kan bestå av hundrevis av mennesker. Jurykonsulenten gir råd til advokater om hvilke jurister som sannsynligvis vil være sympatiske for den ene eller den andre parten.

Paralegals med psykologi eller kommunikasjonsbakgrunn driver ofte frilansbedrifter som spesialiserer seg på konsultasjon av juryvalg.

Under urimelig spørsmål stiller advokater medlemmene av juryens basseng spørsmål som adresserer deres kvalifikasjoner for å sitte som juryleder. Gitt et stort jurybasseng, retter advokater vanligvis spørsmål til hele gruppen. Basert på svarene de får, kan advokatene deretter avhøre enkeltpersoner. Selv om advokater aldri ønsker å flau en potensiell juryleder med vilje, er de noen ganger nødt til å fordype seg i noens personlige liv. Personlige henvendelser hjelper firmaet med å avverge de juryleder som kan se på kundens sak ugunstig.

Følgende er en oversikt over liste over alvorlige spørsmål rettet til gruppen av potensielle juryledere som du kan tilpasse deg for å passe til mange straffesaker eller sivile saker. Naturligvis endrer du spørsmålene avhengig av saksforhold.

  • Er det noen her som ikke har lest juristenes håndbok? Har noen sittet i en jury før? Har noen hørt noe om denne saken? kan kalles som vitner i denne saken. Er det noen som kjenner noen av disse potensielle vitnene? Er det noen som kjenner saksøkeren, tiltalte, advokatene eller dommeren i denne saken? Denne hendelsen skjedde angivelig i . Bor noen i nærheten, eller er noen kjent med dette området? Har noen noen gang vært involvert i eller vitne til den type hendelser rundt denne saken? Har noen slektninger eller nære venner som har vært involvert i eller vitner til den type hendelser rundt denne saken? Er det noen som har en personlig interesse i utfallet av en sak av denne art? For straffesaker: Er noen ansatt i rettshåndhevelse eller i rettssystemet? For straffesaker: Har noen noen gang hatt en dårlig eller ubehagelig opplevelse med en politibetjent? Er det noen som har religiøse, personlige eller filosofiske synspunkter som kan forstyrre det å sitte som juryleder i dette tilfellet? Er det noen som har sterkt hatt meninger om arten av denne saken som vil hindre deg i å følge loven i denne saken? Er det noen som ikke kan gå med på å følge loven og instruksjonene som er gitt deg av retten, enten du personlig er enig med dem eller ikke? Er det noen som ikke forstår at en jurymedlemmerjobb er å veie vitnesbyrd fra hvert vitne, noe som betyr å bestemme sannheten i tilfelle partene er uenige om fakta? Denne saken kan innebære noen kompliserte fakta. Er det noen som har et problem med tiden det kan ta å sile gjennom vitnesbyrd og bevis for å forsøke å sortere fakta fra fiksjon? Vil du avstå fra å ytre din mening hvis den var upopulær med andre jurymedlemmer? Vil du lytte rettferdig til synspunktene til andre jurymedlemmer og gi dem en sjanse til å overtale deg? Er det noe med denne rettssaken, slik den er beskrevet for deg, som gjør noen ukomfortable med å sitte som juryleder? Kan noen tenke på noen grunn til at du ikke kunne være en rettferdig og upartisk juryleder?

Etter at advokater har avhørt potensielle jurymedlemmer om saken, kan de utøve utfordringer for å unnskylde de jurymedlemmer hvis skjevheter vil gjøre dem minst gunstige for klientens stilling. Du kan bistå advokaten slik at hun intelligent kan utfordre juryleder for skjevhet eller på annen måte. Statens lovgivning styrer hvordan advokater kan utfordre potensielle jurister.

Utfordringer for potensielle juryleder faller inn i en av tre kategorier:

  • Utfordrende utfordringer krever ingen grunn til å unnskylde jurister. Utfordringer for årsak må gjøres av en spesifikk grunn. Utfordringer med rekken inkluderer fjerning av hele jurypanelet.

Opprør uten grunn: Peremptory utfordringer

Perfektive utfordringer, som navnet tilsier, er de som ikke krever at advokaten gir en grunn til å unnskylde en potensiell juryleder. Juroren kan gi advokaten morsomme utseende eller kan være altfor vennlig med den motsatte advokaten. Din tilsynsadvokat kan utøve den peremptory streiken fordi han har en magefølelse av at en juryleder ville være dårlige nyheter for klienten.

Det er mange grunner til at advokater kanskje ikke vil at en bestemt juryleder skal sitte i dom over sine klienter. En advokat kan utfordre en juryleder av grunner som spenner fra jurylederen har på seg for mye sminke til jurylederen ikke kan snakke med fullstendige setninger. Imidlertid har den amerikanske høyesterett slått fast i saken Batson mot Kentucky (1986) at en advokat ikke kan utøve en peremptory utfordring for en potensiell juryleder basert på rase, med mindre det er noen annen rasenøytral grunn til å unnskylde det jurymedlem. Domstolene har utvidet Batson til også å gjelde utfordringer basert på kjønn og etnisk bakgrunn.

Du kommer ikke til å ha så mange utfordringsutfordringer du vil - ellers ville det sannsynligvis aldri vært nok juryleder i bassenget til å tilfredsstille hver side i en rettssak. Avhengig av om du er involvert i en sivil eller kriminell sak, får hver side av søksmålet et visst antall fordømmende utfordringer. For eksempel tillater noen stater partene å utøve tre ugyldige streik i en sivil sak, og advokater i en straffesak kan ha så mange som seks eller flere fordømmende utfordringer. Hvis saken blir hørt i en domstol med begrenset jurisdiksjon, eller hvis det endelige jurypanelet består av 6 i stedet for 12 jurymedlemmer (for en kriminell forseelsessak), kan partene begrenses til bare tre streik. Hvis det er to eller flere tiltalte, kan hver tiltalte få en ekstra utfordring, og påtalemyndigheten kan også få en ekstra en.

Å gjøre en god unnskyldning: Utfordringer for sak

Hver side i et søksmål har rett til et ubegrenset antall utfordringer for sak. En utfordring for sak er advokater bruker for å avsparke en potensiell juryleder for skjevhet, enten det er underforstått eller faktisk. Underforstått skjevhet dukker opp når for eksempel en potensiell juryleder er et familiemedlem eller en nær venn av en av partene. Faktisk skjevhet oppstår når en potensiell juryleder uttaler at hun ikke kan være rettferdig overfor en eller begge parter. Et klassisk eksempel kan være et voldtektsoffer som blir kalt til å sitte som juryleder i en kriminell voldtektssak. Selv om jurylisten kunne tenkes å være rettferdig, er det langt mer sannsynlig at hun vil ha det ekstremt vanskelig å høre sakens fakta og holde dem adskilt fra hennes egen erfaring.

Hvert parti har et ubegrenset antall utfordringer for sak. Så lenge advokaten kan artikulere en klar grunn til at en bestemt juryleder ikke kan være rettferdig, vil retten unnskylde den jurylederen for sak.

Jurymedlemmer som har forutinntatte ideer om sakens art kan ikke nødvendigvis diskvalifiseres for skjevhet. Hvis de demonstrerer at de kan sette sine fordommer til side for å avsi en rettferdig dom, kan retten ikke se grunn til å unnskylde disse jurylederne.

Å avgi settet og caboodle: Utfordringer for matrisen

En utfordring for matrisen oppstår når en av partene ber retten om å diskvalifisere hele puljen av potensielle jurister. En utfordring til matrisen er også kjent som en utfordring for hissen. En part kan utøve en utfordring for rekken bare under svært uvanlige omstendigheter. Du kan se denne typen utfordringer på spill når uregelmessigheter eller ulovligheter oppstår - for eksempel hvis kontorist eller juryadministrator bruker andre midler enn tilfeldig utvalg, eller hvis han med vilje innkaller et panel med fullstendig partiske potensielle jurymedlemmer. Utfordringer til matrisen skjer ikke så ofte; Hvis du noen gang ser at dette skjer i en av advokatens saker, kan du vurdere å kjøpe en lodd!

Overvåking av jurybassenget

Når advokatene utøver sine utfordringer med jurymedlemmer og bestemte jurymedlemmer blir truffet fra panelet, kan nye jurymedlemmer fra bassenget eller venire bli fremmet for å ta sin plass og sminke av juryboksen endres. Du kan hjelpe din overvåkningsadvokat i løpet av denne prosessen ved å legge merke til potensielle jurors reaksjoner på spørsmål og observere hvordan de forholder seg til advokater for begge parter. Og mens advokaten fokuserer oppmerksomheten sin på å avhøre en potensiell juryleder, kan du se de andres reaksjoner.

Du kan følge med på panelet for advokaten ved å tegne et skjematisk juryens setekart. Når en vellykket utfordring har fjernet en bestemt juryleder fra boksen, skriver du navnet på den neste jurylederen på samme sted i boksen. Dette gjør at din tilsynsadvokat alltid kan vite hvilke juryleder som sitter på panelet når som helst.

Følgende figur er ett eksempel på et skjematisk diagram du kan bruke for å hjelpe advokaten i juryvalgprosessen. Jurypanelets sittekart er også tilgjengelig online.

jury sittende av paralegal

Din overvåkningsadvokat kan også stole på programvare som hjelper deg med taushet. Eksisterende programmer hjelper advokater med å holde rede på juryleder og tilbyr spådommer angående en potensiell jurors potensielle skjevheter.

  1. Karriere Hva er en paralegal?
Paralegal Career For Dummies, 2. utgave

Av Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Både paralegals og advokater er juridiske fagpersoner. Forskjellen er at en advokat må føre tilsyn med en paralegals arbeid, og en paralegal kan ikke gjøre visse ting, for eksempel gi juridisk rådgivning og representere klienter i retten.

Men det er mange ting paralegals kan gjøre.

paralegal i advokatbibliotek

Hva gjør en paralegal?

Fordi å bruke en paralegal i stedet for en advokat kan spare mye penger, er advokatfirmaer og selskaper i økende grad avhengige av paralegals. Som paralegal vil du sannsynligvis utføre mange av oppgavene som de siste tiårene bare ble utført av lisensierte advokater.

Forsker og analyserer loven

Domstoler fatter vedtak om aktuelle saker basert på beslutningene som er tatt i tidligere saker. Så for å forberede en sak, må du vite hva domstolene har avgjort under lignende omstendigheter og vurdere dem for å finne ut hvordan de gjelder saken du jobber med. Du finner tidligere saker og relevante vedtekter gjennom juridisk forskning.

Å utføre juridisk undersøkelse kan spise opp tidspunkter, så advokater stoler ofte på kompetente paralegals for å påta seg denne plikten. Uansett hvilket rettsområde du kommer inn, må du gjøre juridisk undersøkelse. Hvis du jobber i områder som ofte krever rettssaker, vil du gjøre mye research, men selv andre områder som nasjonal lov, tillit og eiendommer, selskapsrett og underholdningslov vil kreve at du treffer bøkene.

Selvfølgelig har juridisk forskning i økende grad beveget seg bort fra bøker og til datateknologi. Dette betyr ikke at du vil gjøre mindre research, bare at du kanskje gjør mer av det fra skrivebordet ditt i stedet for å dra til et lovbibliotek.

Jobben din slutter ikke med ansamlingen av forskning. Du må også analysere informasjonen ved å bruke lov på fakta og sannsynligvis utarbeide notater som presenterer analysen din for advokatene i firmaet ditt. Det kan hende du må bruke informasjonen du finner på en bedriftskontrakt, vilje eller annet juridisk dokument. I mange tilfeller kan det til og med bli du bedt om å skrive innledende skrivning om forslag som faktisk vil bli fremmet for retten. Så selv om du kanskje ikke snakker i retten, vil arbeidet ditt være det.

Intervju og undersøke

Saker handler ikke bare om relevante vedtekter og sakspredikater; de handler også om fakta. Du kan intervjue vitner og samle bevis i paralegal karrieren. Evidensinnsamling er spesielt viktig i alle slags rettssaker. Søksmål resulterer i mange rettsområder. For eksempel kan selskapsrett innebære rettssaker som stammer fra avtaletvister eller produktansvar; patent- og varemerkerett kan føre til forsøk på immaterielle rettigheter; og familierett har hyppige rettstvister, spesielt som stammer fra problemer med skilsmisse og forvaring av barn.

For hver av disse typer søksmål er det vitner til intervju og bevis å samle. For eksempel, hvis din tilsynsadvokat jobbet for en saksøker i en produktansvarsdrakt, må du samle informasjon om skaden forårsaket av produktet, intervjue andre mennesker som kan ha blitt påvirket negativt av produktet, og arbeid for å finne ut hva selskapet visste om faren og når, og samler inn informasjon fra eventuelle ytterligere vitner.

Selv om du ikke jobber i rettssaker, kan det hende du fortsatt trenger dine intervju- og etterforskningsevner. For eksempel, når du hjelper deg med å utarbeide en ekteskapsavtale for en familierett, må du bestemme klientens eiendeler og undersøke bakgrunnen til den fremtidige ektefellen. Hvis du jobber for advokater i underholdningslov som gjennomgår en plateavtale for en av kundene deres, kan det hende du må undersøke detaljene i avtalen eller plateselskapet. Uansett hvilket rettsområde du blir involvert i, vil du bruke dine intervju- og etterforskningsevner.

Konferanse med klienter

Uten klienter ville ikke lovutøvelsen eksistert. Oppgaver som juridisk forskning og dokumentforberedelse kan se ut til å være hovedoppgavene til juridiske fagpersoner. Men du engasjerer deg bare i disse og andre juridiske oppgaver fordi du jobber på vegne av en klient. Å etablere gode relasjoner med klienter er avgjørende for åpen kommunikasjon og god juridisk praksis - og det er også viktig å styrke karrieren.

I løpet av din paralegal karriere kan du oppleve at du ofte er forbindelsen mellom klienten og advokatene du jobber for, noe som kan være en av de viktigste oppgavene du har. Som forbindelsesleder holder du klienten informert om hvordan saken skrider frem og jobber med klienten for å få all relevant saksinformasjon. Så videresender du nøyaktig det klienten forteller deg til advokaten som representerer klienten.

Som paralegal har du generelt ikke lov til å ha egne klienter. Hvis du forteller klienter at du representerer dem i en juridisk sak, er du sannsynligvis skyldig i den uautoriserte praksis. Så kommuniser i alle tilfeller tydelig til klienten din status som paralegal. Alle pliktene dine blir overvåket av en lisensiert advokat, noe som betyr at du kommuniserer alt klienten forteller deg til din tilsynsadvokat. Advokat-klient-privilegium krever ikke eller tillater deg å beholde noen hemmeligheter fra klientens advokat.

Administrere det juridiske miljøet

På noen kontorer kan du jobbe som saksbehandler. En administrator håndterer saksopplysningene for en klient og advokaten. Advokatfirmaer har for eksempel spesielle kontoer der de fører penger som tilhører klienter i stedet for firmaet. Hvis en klient vinner en dom eller hvis penger som er inkludert i et testament blir spredt, passerer pengene gjennom kontoene til et advokatfirma. Du kan også følge med på pengene testamentert gjennom en testament hvis du jobber for en skifterettadvokat.

I et lite advokatkontor kan dine advokatoppgaver også omfatte administrering av hele operasjonen, inkludert arkiveringssystemet, kalenderen og faktureringene.

Der paralegals fungerer

Paralegals arbeider på mange forskjellige områder av loven. Noen paralegals velger å tjene høye lønninger i selskapsrett eller kompleks rettstvist. Andre paralegals jobber for lavinntektsklienter eller for offentlig interesse eller miljøadvokatfirmaer. Noen paralegals liker den personlige atmosfæren til et lite firma, og andre tar kontroll over deres fremtid ved å starte sine egne paralegal virksomheter. Det er like mange forskjellige valg for paralegals som det er lovtyper!

Stort advokatfirma

Hvis du tror at advokater er de eneste juridiske fagpersonene som kan tjene sekssifret lønn, tar du feil! I større byer kan erfarne paralegals som jobber for store firmaer tjene mer enn $ 100 000 per år. To faktorer har stor innflytelse på lønnen du kan tjene som paralegal:

  • Ditt erfaringsnivå: Jo lenger du jobber som paralegal, jo mer verdifull blir du. (Det er derfor det er viktig å komme i gang med karrieren din så snart som mulig.) Når du utvikler ferdighetene dine, vil du få mer komplekse oppgaver og få betalt deretter. Ditt spesialiseringsområde og arbeidsoppgavene dine: Hvis du velger å spesialisere deg i selskapsrett eller rettstvist, har du et høyt inntjeningspotensial. Økte lønninger betyr vanligvis mer ansvar. De høyest betalte paralegals fører ofte tilsyn med andre paralegals eller har spesielt viktige plikter i firmaet.

Her er noen områder av loven der paralegals ofte gir de høyeste lønningene:

  • Søksmål: Paralegals som arbeider innen rettssaker har noen av de mest interessante og utfordrende pliktene tilgjengelig for juridiske fagpersoner. Søksmål kan være fartsfylt og sammensatt med dusinvis av potensielle vitner og fjell av bevis. Det krever kvalifiserte og talentfulle advokater og paralegals for å håndtere komplisert rettstvist. Hvis du ikke er redd for intenst arbeid som ofte strekker seg utover den normale arbeidsuken, har du kanskje det som trengs for å få en stor lønn i rettssaker. Forretningsrett: Foretaksrett innebærer viktige og lukrative avtaler. Kontrakter, fusjoner, overtakelser og utstedelse av aksjer utgjør bare noen av aktivitetene til et juridisk team. Hvis du har et øye for detaljer og er interessert i virksomhet, kan selskapsrett bety en stor sak for deg. Andre spesielle rettsområder: En annen måte å tjene en høy lønn på er å spesialisere seg. Paralegals er alltid etterspurt i visse spesialiteter. Disse spesialitetene krever kunnskap om mer enn bare loven. For eksempel hvis du har en grad i kjemi, kan du spesialisere deg som paralegal som jobber med legemiddelindustrien. Sykepleiere finner høyt betalte stillinger som konsulenter i firmaer som spesialiserer seg i medisinsk malpractice.

Eksempler på områder der interessene dine kan bli til en høy betalende paralegal-stilling inkluderer patent- og varemerkerett, miljøvern og andre områder som involverer vitenskap, og medisinsk malpractice og produktansvar.

Små advokatfirma

Å jobbe i selskapsrett, kompleks rettstvist eller en uvanlig spesialitet er kanskje ikke noe for deg. Paralegals har en tendens til å tjene mest på disse områdene, men lønn er ikke alt. Å jobbe i et lite firma gir mange fordeler, og hvis du ikke ønsker å bo i en av de store byene i USA, kan et lite firma være det beste alternativet.

Som paralegal i et lite firma kan du finne deg selv som utfører forskjellige oppgaver mens du jobber med et stort utvalg av saker. Du kan samle informasjon om eiendeler til en konkursinnlevering, intervjue vitner for et barnefordelingsspørsmål, hjelpe en klient med å utarbeide et testament og hjelpe en liten virksomhet med inkorporering. Snakk om multitasking!

Hvis du liker å stadig møte nye utfordringer, hvis du liker å se din innsats ha umiddelbare resultater for virkelige mennesker, og hvis du er fleksibel nok til å gjøre ditt beste med ethvert oppdrag du får, kan det lille firmaet være valget for deg . I tillegg tilbyr små firmaer ofte muligheter for nye paralegals å få føttene i døra.

Pro bono paralegal

Hvis du er villig til å ofre lønn for offentlig hjelp, kan du bli en advokatfullmektig hos et av pro bono-firmaene som jobber for rettferdighet snarere enn profitt. Disse firmaene jobber for å hjelpe vanskeligstilte kunder, redde miljøet, opprettholde borgerrettigheter og beskytte grunnlovsgaranterte friheter. Ved å jobbe for et av disse firmaene, vil du trekke inn en beskjeden lønn, men gjøre en stor forskjell!

Regjeringsparalegaler

Et voksende sysselsettingsområde for paralegals er med offentlig sektor. Alle nivåer av myndigheter og rettssystemer bruker paralegals. Den største føderale arbeidsgiveren for paralegals er Department of Justice, etterfulgt av Social Security Administration og Treasury Department, men nesten hver kabinettavdeling sysselsetter paralegals. Statlige myndigheter har ansatt nye paralegals til økende priser. Paralegals har erstattet lisensierte advokater i byråkrater fordi bruk av paralegals sparer myndigheter mye penger.

Hvis du velger å bli paralegal i offentlig sektor, vil du være medlem av et byråkrati. Offentlig sektor har mer definerte regler og prosedyrer og mer bestemte stillingsbeskrivelser og roller enn privat sektor gjør. Når du jobber for et lite firma, kan det hende du blir bedt om å utføre omtrent alle oppgaver som kreves for en klient. Når du jobber for regjeringen, vil du sannsynligvis ha en strengt definert stillingsbeskrivelse og en solid kunnskap om nøyaktig hva du vil gjøre hver dag.

Offentlig sektor betaler mindre enn store firmaer, men generelt mer enn små firmaer. Statlig sysselsetting har også en tendens til å være mindre risikofylt enn sysselsettingen i privat sektor. Myndighetsansatte har flere rettigheter, inkludert beskyttelse av visse personellprosedyrer som ikke tillater statlige ansatte å få sparken på et innfall. Regjeringsjobber har også en tendens til å tilby gode fordelspakker. Hvis du favoriserer stabilitet, kan en offentlig jobb være riktig for deg.

Paralegal som uavhengig entreprenør

I den andre enden av spekteret fra stabil statlig sysselsetting er paralegal gründer. Hvis du ikke vil bli bundet til et enkelt firma, hvis du vil ha muligheten til å jobbe for forskjellige firmaer på forskjellige prosjekter, eller hvis du er komfortabel med å ta risiko og høste fordelene som følger med å være din egen sjef, vil du kan velge å slå ut på egen hånd som uavhengig entreprenør.

Uavhengige entreprenører er paralegals for utleie. Hvis et lite advokatfirma plutselig blir involvert i stor rettstvist, trenger det mye hjelp. I stedet for å ansette en gjeng medarbeidere og betale dem fordeler, kan firmaet ha det bedre å inngå kontrakter med en frilans advokat. Selvfølgelig må frilans paralegals fortsatt være under tilsyn av en advokat. Men ved å opprette din egen advokatvirksomhet, kan du ta mer kontroll over yrkeslivet ditt enn du vanligvis jobber for et bestemt firma.

  1. KarriererLaw Office Management 101 for Paralegals
Paralegal Career For Dummies, 2. utgave

Av Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Hvor mye tid du bruker på ledelse av advokatkontorer avhenger av typen og størrelsen på firmaet du jobber for. De fleste store firmaer ansetter en egen stab for å ta seg av majoriteten av den daglige organisasjonsaktiviteten. Men uansett hvilket størrelsesadvokatfirma du jobber for, vil du som paralegal sannsynligvis ende opp med å administrere og organisere advokatkontoret.

Hvis du jobber for et lite firma, kan du være ansvarlig for ledelsen av hele kontoret. I et større firma vil du sannsynligvis være ansvarlig for bare din egen tidsplan og kanskje den til din advokat som overvåker. Selv om det kan virke ganske dagligdags, er riktig kontoradministrasjon avgjørende for produktiviteten i ethvert lovmiljø, så denne diskusjonen fokuserer på riktig styring av tid, filer og månedlige faktureringer.

Kjøpstid: styringssystemer

Når du tenker på det, selger advokatfirmaene tiden til kundene sine, så verdien av å administrere minutter, timer og dager er helt avgjørende. Juridisk prosess består av en serie frister som du må oppfylle hvis du ikke vil sette en klients sak i fare. God tidsstyring gir effektivitet og overskudd, men dårlig tidsstyring kan avslutte juridiske karrierer. Hvis du har problemer med å organisere tiden din, er det nå en flott tid å lære og praktisere ferdigheter i tidstyring.

Å sette sammen et godt tidsstyringssystem er ikke komplisert. Det krever bare en interaktiv bruk av enkle enheter, for eksempel lister, kalendere og poster. Du kan følge med på tid med penn og papir eller på datamaskinen, men du vil sannsynligvis oppleve at en kombinasjon av begge deler er den mest effektive.

Merking av dagene: Kalendersystemet

Å holde oversikt over tiden begynner med et godt kalendersystem. Hvis du aldri har brukt en daglig planlegger før, bør du bli vant til å bruke en. Kalendere er helt avgjørende for at alle advokatkontorer skal fungere jevnt.

Mange malpractice forsikringsselskaper krever et spesifikt kalendersystem med mer enn én person som håndterer informasjonen. Så ta kontakt med forsikringspolisen eller kontakt agenten før du setter i gang med endringer i måten kontoret ditt fører en kalender på.

Mesterkalenderen

Hvert advokatkontor må opprettholde en masterkalender som advokaten, juridisk sekretær, advokaten og annet personell lett kan få tilgang til. Det er vanligvis tilgjengelig i datanettverket for alle å se. Hovedkalenderen holder rede på alle viktige hendelser for hele kontoret, inkludert følgende:

  • Rettsopptredener Viktige innleveringsfrister avtaler Møter og konferanser Ferier og personlige dager for alle ansatte

Følgende figur viser et utvalg av to ukers masterkalender.

masterkalender for paralegals

Individuelle kalendere

Hovedkalenderen (se foregående avsnitt) er imidlertid ikke den eneste tiden som holder enheten på kontoret. Du vil også bruke en serie individuelle kalendere, for eksempel din egen personlige kalender eller advokatens reisekalender, som du regelmessig krysser av for hovedkalenderen. Individuelle kalendere kalles også overflødige kalendere fordi de inneholder kopier av oppføringene fra masterkalenderen som skal utføres av den spesifikke personen. De inneholder også hendelser og oppgaver som ikke er i masterkalenderen som bare eieren av den enkelte kalenderen trenger å vite om (som et lunsjmøte med en forsikringsagent for malpractice).

I figuren nedenfor kan du se hvordan en paralegals kalender kan se ut basert på hendelsene på eksemplet på masterkalenderen vist i foregående bilde.

kalender for advokatkontor

Online kalendere gir mulighet for deling av kalendere. Hele kontoret deler masterkalenderen og kan se kalendere for andre medarbeidere for å se alle kommende avtaler og se etter konflikter. Du kan også fjerne markeringen av kalendere for å forenkle visningen og bare se oppgavene og hendelsene dine eller de tilsynsadvokatene dine har.

Tickler-systemet for advokatkontorer

Hvis du bruker kalendersystemet (se foregående avsnitt), kan du sette opp et tickler-system (et system som "kiler", eller jogger, hukommelsen) som automatisk varsler deg når noe må gjøres innen en viss tid. Med antall ting som skjer på et advokatkontor og antall ganger du blir avbrutt på en dag, selv om du har et eksepsjonelt minne, vil du ikke kunne følge med på alt du trenger å gjøre.

For å være sikker på at du fullfører en viss handling innen den dagen den skal, må du følge med på mer enn bare de endelige fristdatoene. Så, du deler hvert prosjekt i mindre biter. Så kiler du disse mellomoppgavene, og gir deg selv nok tid til å oppnå det du trenger å gjøre før du gir det til advokaten å gjennomgå, revidere eller på annen måte håndtere før den forestående endelige fristen.

Du kan bruke en eller alle følgende metoder for å produsere et pålitelig tickler-system.

  • Angi frister på kontorets hovedkalender med passende ledetid. Så hvis noe skal komme den 15. i måneden, legger du også inn en påminnelsesoppføring den 10.. Bruk et dokumentkontrollregister for å spore tidsfrister. I dette systemet gir du et dokumentkontrollnummer til hvert dokument som forlater eller kommer inn på kontoret. Deretter lager du et register som viser statusen til alle dokumenter etter deres kontrollnummer, som du konsulterer regelmessig for uferdige forretninger og nærmer frister. Legg merke til frister ved bruk av en tickler-fil (også kjent som en spenningsfil). Hvis du vil være helt sikker på at du aldri går glipp av en tidsfrist, kan du supplere styringssystemet ditt med en papirbasert tickler-fil. Du oppretter 31 separate filmapper for dagene i den aktuelle måneden, 31 separate filmapper for dagene i neste måned, og 12 filmapper for månedene i året. Deretter lager du en kopi av første side i hvert dokument som krever svar eller handling. Disse sidene går inn i filmappen i en dag som er fem eller ti dager før handlingsfristen. Alt du trenger å gjøre er å sjekke tickler-filen hver morgen og legge inn de nødvendige handlingene på din personlige arbeidsplan eller oppgaveliste.

Nøkkelen, selvfølgelig, for noen av disse metodene er å sjekke dem daglig og å ha et personlig tickler-system du kan overføre informasjon til. Hvis du for eksempel vet at du er ansvarlig for å samle informasjon som skal brukes til å svare på avhør som skal komme på slutten av uken etter, vil du krysse av for dette prosjektet mye tidligere i din egen kalender enn det vises på masterkalenderen. Tickleren gir deg god tid til å samle informasjonen og presentere den for din tilsynsadvokat i tide for at svarene skal bli utarbeidet, gjennomgått, signert og sendt.

Individuelle ticklers er også ganske nyttige hvis du uventet er ute av kontoret og en annen person må håndtere noe av arbeidsmengden din midlertidig. Med din forferdelig organiserte tickler i hånden, vil din medarbeider ikke være i tvil om hva som er oppnådd og hva som gjenstår å gjøre.

Få det skriftlig: Oppgavelisten

Fra tickler-systemet (se foregående avsnitt), går du til den daglige oppgavelisten, som ikke overraskende er en liste over alle tingene du trenger å oppnå den dagen, overført fra tickler-systemet. Du vil definitivt lage en for deg selv hver dag, og du må kanskje lage en daglig oppgaveliste for advokaten din.

Hver enkelt arbeidstaker i et advokatkontor bør ha en egen oppgaveliste. Denne listen kan være en håndskrevet liste over ting du kan gjøre i dag, som krever en daglig gjennomgang av pågående arbeid og prioriteringer, eller det kan være en lignende liste som er lagret i datamaskinen. Ulike medarbeidere kan bruke forskjellige typer lister. De beste listene er de som ikke viser mer enn du kan gjøre på en dag, og som prioriterer aktivitetene dine slik at du vet hva du trenger å gjøre først. Du kan enkelt prioritere listen ved å utpeke hver aktivitet med en A, B eller C. Du gjør alle A-aktivitetene først, deretter Bs og til slutt C-ene. Alt du ikke fullfører en dag, fortsetter listen over neste dag, sannsynligvis med en høyere prioritering enn før.

Følgende figur viser hvordan en oppgaveliste ville se ut for fredag ​​4. august, basert på eksemplekalenderen (se foregående bilder) med noen få oppgaver i siste øyeblikk lagt til i.

huskeliste for paralegal

I tillegg til hendelsene som er oppført på master og individuelle kalendere, vil selvfølgelig advokaten din overvåke deg andre daglige oppgaver. Når du får en oppgave, skriver du den på kalenderen og / eller oppgavelisten med en gang, sammen med de nøyaktige instruksjonene fra advokaten. Beregn tiden det gjelder, og skriv inn eventuelle frister. Ta en titt på fjerde oppføring i figuren for et eksempel.

Å huske alt om et oppdrag ville være en utfordring selv om du aldri opplevde et avbrudd, men dessverre er de fleste ikke så heldige! De fleste advokatkontorer er et mas med konstant aktivitet. Det siste du vil gjøre er å kaste bort arbeidsgiverens tid ved å be om å få en oppgave gjentatt, så få det hele ned første gang: ta skriftlig merknad eller tekst, eller send informasjonen via e-post til deg. Hvis instruksjonene er uklare, still spørsmål til du føler deg komfortabel med oppgaven.

Hvis du holder oppgavelisten din med deg gjennom dagen (i skriftlig form eller på telefonen), har du bevis på at oppgaven din er til syne til enhver tid. Du kan lett bli distrahert og miste synet av hva du gjør, spesielt når du forsker eller til og med gjør noe enkelt som å søke etter et dokument i en fil. Du sparer mye tid hvis du bare trenger å se på notatene dine for å minne deg om formålet ditt.

Å sjekke av fullførte aktiviteter på listen din er en av de beste følelsene i verden! Når du krysser av for ting, kan du føre en logg over hvor mye tid du brukte på hvert element og navnet på klienten, slik at du vil være forberedt på fakturering når tiden kommer (se neste avsnitt). På slutten av hver dag må du bare gå gjennom listen for å se hva du er ferdig med og hva som gjenstår å gjøre. Hvis du er i en aktivitet som du ikke kan fullføre, må du merke deg hvor du er på oppgavelisten din neste dag og legge bort filen - dette tømmer rotet fra skrivebordet og gir deg en start- off point for neste dag.

Oppgavelistene dine er viktige dokumenter, så du må lagre dem for senere referanse. Du kan oppbevare dem kronologisk i en utvidbar fil, eller du kan oppbevare listene i en innbundet notisbok for dagsplanlegger eller tre-ringperm.

Fortsetter konto: faktureringssystemer

En advokattid kan faktureres klienten til en timepris som er lavere enn advokaten, så du må følge med på hvert minutt du bruker på å jobbe med klientens sak. Du må deretter gi dokumentasjon på tiden din til avdelingen for kundefordring i firmaet slik at den kan generere fakturaer. Du må følge med på tiden din, selv om kontoret håndterer en klient på en beredskapsavgiftsbasis (der en advokat får betalt ved å motta en del av klientens oppgjør). På den måten har du et regnskap i faktureringspostene hvis det noen gang er spørsmål om hvilke oppgaver du har utført for en klient og når.

Hvis du er avdelingen for kundefordringer, samt advokatkontoret, må du generere fakturaer til klienter i en bestemt tidsplan. Faktureringsprosessen innebærer å registrere fakturerbare timer og gebyrer, sammenstille timene og gebyrene fra klienten, opprette en faktura for hver klient og holde oversikt over ubetalte saldo.

Innspillingstid

Tid er elementet i advokatens inventar som har en direkte dollarverdi, så en advokatpraksis bør følge med på det akkurat som en smykkebutikk holder rede på diamantene sine. Det finnes en rekke kommersielle systemer som holder oversikt over tid, noen datastyrte og noen manuelle. Noen av de mest populære regnskapsprogrammene, for eksempel QuickBooks og Peachtree, inneholder stoppeklokker som du kan angi mens du utfører en fakturerbar aktivitet for å holde oversikt over tiden din. Programmet beregner deretter verdien av aktiviteten basert på fakturerbar rate per time, knytter tiden til en bestemt klient og holder oversikt over den til du er klar til å fakturere klienten. Du trenger imidlertid ikke spesiell programvare. De fleste tekstbehandlingsprogrammer har fakturamalene og flettefunksjonene du trenger for å sette opp en faktureringsprosedyre.

Uavhengig av hvilket medium du bruker, holder både du og advokaten oversikt uavhengig av tiden du bruker på hver oppgave for hver klient gjennom hele måneden. Selv om du bruker et program som registrerer tid for deg, er det lurt å holde oversikt over tiden din i din personlige kalender eller oppgaveliste. Du kan også følge med på oppgavelisten din om hvor lang tid du bruker på telefonen, som vist i den sjette oppføringen i foregående figur.

På den utpekte månedlige faktureringsdagen vil avdelingen for kundefordring hos firmaet enten overføre aktivitetene dine til fakturaer i regnskapsprogramvaren, eller du vil sende inn en kronologisk liste over oppgavene du har utført for hver klient. Hvis du er ansvarlig for fakturering, vil du sammenstille fakturerbare timer og gebyrer for hver klient, utarbeide fakturaer og vanligvis sende dem til advokaten for godkjenning før du sender dem ut.

Opprette fakturaer

Opptakstid nøyaktig er det første viktige trinnet i driften av et lønnsomt advokatkontor. Det andre viktige trinnet er å fakturere kundene for denne tiden. Den mest effektive metoden for å sende ut regninger i tide er en forenklet tilnærming. Faktureringsprosedyrer varierer mye, avhengig av størrelse og type praksis og antall kundefordringer firmaet har. Noen firmaer kan ha en avdeling som kun er dedikert til fakturering; andre kan bruke et uavhengig firma for å forberede faktureringene. Små firmaer stoler vanligvis på paralegal for å utføre denne oppgaven.

Den enkleste måten å administrere kundefordringer i de fleste advokatkontorer er gjennom et regnskapsprogram. De mest populære programmene, for eksempel QuickBooks og Peachtree, lar deg beregne tid, registrere tid, legge inn gebyrer og andre kostnader og opprette fakturaer. Du kan legge inn tid manuelt gjennom et timeliste, eller du kan ha programvaren rekordtid for deg med det integrerte stoppeklokken. Du gir programvaren en detaljert beskrivelse av aktiviteten, knytter den til en bestemt klient, oppgir timepris, og programvaren lagrer informasjonen til du er klar til å fakturere. Du kan også knytte arkiverings- og registreringskostnader og andre fakturerbare kostnader til en klient når du registrerer firmaets betaling av disse gebyrene i regnskapsprogramvaren. Når du er klar til å sende ut periodiske fakturaer, trekker du bare fakturaformularet, skriver inn kundens navn og klikker på en knapp. Programvaren gir deg alle timer og avgifter tilknyttet klienten. Du velger de du vil fakturere og - abracadabra! - fakturaen vises. Så enkelt er det. Hvis du regelmessig jobber med å legge inn tid og gebyrer i regnskapsprogramvaren, kan det ta bare noen få timer å gjennomføre periodiske faktureringer!

Det elektroniske innholdet inneholder et eksempel på timelister og den resulterende fakturaen som genereres av QuickBooks-programvaren.

Et sted for alt: filhåndtering

En ting er sikkert: Advokatkontorer genererer mange papirdokumenter. Så å sette opp og bruke et godt organisert arkivsystem er avgjørende for god advokatkontorstyring.

Vedlikeholde et arkiveringssystem

Odds er advokatkontoret du jobber for vil allerede ha et effektivt arkiveringssystem når du er ansatt. Store firmaer lagrer sannsynligvis de fleste dokumenter digitalt ved å skanne dem og lagre dem på serverne sine, men det kan hende at de fortsatt må henge på originaldokumenter, så et papirbasert arkiveringssystem er også nødvendig. Hovedformålet med et arkiveringssystem er å gjøre viktige papirer umiddelbart tilgjengelig. Generelt holder advokatfirmaer filer i alfabetisk rekkefølge av klienten, men noen firmaer bruker et numerisk system. Selv om det å tilordne tall til klienter krever en krysshenvisningsindeks (vanligvis holdes på datamaskinen), er tallsystemet nyttig fordi det gir en måte å aldre saker kronologisk og gjør innlevering av avsluttede saker mye enklere enn et alfabetisk arrangement. Fargekodede etiketter eller mapper hjelper deg med å skille typer saker, og fargede prikker eller andre symboler identifiserer om en klients sak er i før-rettssak, rettssak eller etter rettssak.

Organisering av dokumenter i en filmappe

I tillegg til et system for lagring av filer, trenger du også en måte å ordne papirer på i en fil. Den enkleste fremgangsmåten er å plassere filens dokumenter i kronologisk rekkefølge med den nyeste informasjonen på toppen. Dette systemet gjør det enkelt å installere, men når filen vokser, blir dens tidligere innhold mindre tilgjengelig. Derfor holder de fleste kontorer som bruker den kronologiske metoden også logg på filen som en indeks, vanligvis festet til den indre venstre side av mappen. Vedlikehold av indeksen krever ekstra tid for den som fører tilsyn med filene, men gjør det lettere å finne spesifikke dokumenter.

Et annet system er å dele opp mappen i emneområder. Denne metoden krever at advokatkontoret skal bestemme hvor et arkivert dokument skal gå, men det eliminerer å måtte logge et dokument hver gang du tar det ut eller legge det inn. Dette systemet er nyttig for advokaten og paralegal fordi en fil organisert av emnet gir grunnlaget for rettssaken notatbok som advokaten og advokaten stoler på under rettssaken.

Hvilke fagområder du vil velge i denne typen systemer varierer avhengig av type sak. For eksempel i en personskadesak kan du organisere filen i henhold til følgende emner:

  • Informasjon om inntak (klientintervju; faktautredning; bilder) Innledende påstander (innkalling og klage; responsive påstander) Oppdagelse avsetninger merknader Korrespondanse Merknader

Emneområder i en fil for innenlandske relasjoner vil mer sannsynlig omfatte følgende:

  • Innledende påstander (stevning og begjæring; varetektsansvar, svar) Midlertidige ordre Oppdagelse Økonomiske erklæringer og støtteark Eiendomsdeling merknader Korrespondanse Merknader

Lagring av gamle filer

Det er ingen lov som sier at du må føre lukkede saksmapper, fordi retten opprettholder den juridiske journalen. Men det er noen få grunner til å henge på gamle filer:

  • Lukkede saker kan være verdifulle referanseverktøy for nye saker. Gamle saker kan gjenåpne, spesielt i tvist mellom innenlandske forhold. Noen ganger ber en klient om informasjon som finnes i en gammel saksfil.

Så de fleste advokatkontorer oppbevarer saksmapper på ubestemt tid, spesielt hvis de har plass. For å spare plass i arbeidsområdet og gjøre ofte brukte filer enkle å komme til, inneholder hovedfilskapene bare filer for pågående saker. Du kan skanne dokumenter og lagre dem online og / eller oppbevare filer for lukkede saker på et praktisk sted, enten på kontoret eller i et eget lagringsanlegg. I de fleste lovpraksiser forblir størrelsen på det aktive filsystemet konstant, men det lukkede filsystemet fortsetter å vokse over tid.

Hvis du organiserer dine aktive filer alfabetisk, er det sannsynligvis en god ide å bytte til et numerisk system for lagring av lukkede filer. Numerisk arkivering lar deg bokse opp lukkede filer og unngå konstant stokking av filer når du trenger å arkivere nylig lukkede filer alfabetisk.